[Chia sẻ] Cách soạn hóa đơn thương mại chuẩn nhất

Hiện tại, bạn đang lo lắng về cách soạn hóa đơn thương mại, HLshipping hiểu được khó khăn của bạn. Thế nên, bài viết về cách soạn hóa đơn thương mại chuẩn dưới đây sẽ giúp bạn gỡ rối:

Hóa đơn thương mại là loại chứng từ quan trọng trong thương mại quốc tế, có rất nhiều chức năng quan trọng đối với chứng từ này và không có một form mẫu nào cụ thể.

Các chức năng quan trọng của hóa đơn thương mại:

• Làm thủ tục xuất, nhập khẩu hàng hóa
• Chứng từ bổ sung vào bộ hồ sơ cho ngân hàng
• Đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước, làm những thủ tục cần thiết cho việc xuất nhập khẩu hàng hóa (làm C/O, C/Q, công bố, kiểm dịch…)
• Gửi đi cho đối tác nước ngoài.

>>>Xem thêm: Closing time là gì?Những lưu ý và quy định về close time.

Trên là 4 chức năng quan phải có của một hóa đơn thương mại,  mặc dù chưa có một form mẫu nào cụ thể cho hóa đơn thương mại. Nhưng để là một hóa đơn thương mại đúng chuẩn thì phải có tối thiểu các thông tin sau:

Đầu tiên, thông tin của Seller (người bán – có thể là nhà xuất khẩu) bao gồm các nội dung quan trọng:

• Tên của người bán (có thể là tổ chức hoặc cá nhân)
• Địa chỉ người bán
• Thông tin liên hệ (nếu có)

Nội dung 2, thông tin của buyer ( người mua – có thể là nhà nhập khẩu) bao gồm các thông tin:

• Tên của người mua hàng (có thể tổ chức hoặc cá nhân)
• Địa chỉ người mua (cần ghi rõ địa chỉ trên đăng ký kinh doanh, vì nó liên quan đến làm thủ tục nhập khẩu, chuyển tiền quốc tế qua ngân hàng, làm các chứng từ liên quan)
• Thông tin liên hệ (nếu có)

Đó là các thông tin cơ bản về buyer và seller cần phải thể hiện lên các hợp đồng thương mại, và bất kỳ form mẫu nào cũng phải chứa đựng hai thông tin quan trọng này. Bên cạnh đó về mục seller và buyer người ta thường có thể thêm thông tin của người phụ trách (tên, số điện thoại, email…).

Nội dung 3, số và ngày phát hành hóa đơn

• Số hóa đơn ( Commercial No.): Tất cả các chứng từ đều phải có số của chứng từ, không ngoại trừ hóa đơn thương mại. Theo lời khuyên của HLshipping thì số hóa đơn nên để ngắn gọn, dễ đọc dễ nhớ, thông thường người ta để số hóa đơn, số hợp đồng, số packing list cùng một số.
• Ngày phát hành hóa đơn (Date): Ngày phát hành hóa đơn thường để trùng với ngày phát hành packing list, nhằm mục đích hạn chế việc nhầm lẫn về thời gian trên các chứng từ tránh tình trạng khai nhầm cho nhà nhập khẩu.

Nội dung 4, thông tin về hàng hóa

• Tên hàng bằng tiếng anh (mô tả cụ thể nếu có)
• Đơn giá và đơn vị tính giá (ví dụ: nếu đơn giá là USD/PCE, thì đơn vị tính là PCE nếu đơn đơn giá là USD/KGS thì đơn vị tính là KGS …), cần phải lưu ý loại tiền thống nhất trên hóa đơn.
• Tổng tiền (amount): là tích giữa đơn giá và đơn vị tính

Nội dung 5, các thông tin khác

• Tổng cộng (total) tiền bằng số và tổng tiền bằng chữ (by word)
• Điều kiện mua bán quốc tế – incoterms (ví dụ: CIF, Taichung Port, Taiwan)
• Ký tên và đóng dấu( nếu có) của nhà xuất khẩu
• Shipping cost (thông thường có nhiều người thêm vào, nhưng mục này theo chúng tôi là không nên, tốt nhất cộng vào trong tiền hàng)

>>>Xem thêm: Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Đó là các thông tin cơ bản của một hóa đơn thương mại, cần thể hiện thông tin thống nhất giữa hóa đơn thương mại với các chứng từ khác gồm

• Đối với packing list: Cần thể hiện thống nhất về số lượng, trọng lượng nếu có.
• Đối với hợp đồng thương mại: Cần thể hiện thống nhất về đơn giá, số tiền và tổng tiền, điều kiện thương mại (incoterms)
• Cần thể hiện tên hàng và mô tả (nếu có) thống nhất trên các chứng từ tránh tình trạng dùng từ khác nhau (mặc dù là cùng nghĩa).

Bài viết được rút từ những kinh nghiệm chăm sóc khách hàng của HLshipping, chúng tôi rất mong nhận được phản hồi từ quý bạn đọc để hoàn thiện bài viết hơn.

Quý vị có thể tải và tham khảo form mẫu hóa đơn thương mại (commercial invoice) sau:

Bạn có thể tải hóa đơn thương mại mẫu theo đường link này: Tải về

Giải đáp câu hỏi thường gặp về hóa đơn thương mại:

Hóa đơn thương mại có thuế không?

HLshipping xin trả lời, đối với hóa đơn thương mại nội địa thì không có thuế. Tuy nhiên với hóa đơn thương mại quốc tế thì phải có thuế.

Hóa đơn thương mại có cần đóng dấu?

Câu trả lời là có. Đây là việc xác minh, hợp lý hóa giấy tờ chứng từ mang tính giá trị pháp lý của công ty.

Hóa đơn thương mại có phải thông báo phát hành?

Hiện tại chưa có quy định về việc phải thông báo phát hành hóa đơn thương mại.

Mọi thắc mắc và đóng góp vui lòng liên hệ về hotmail hoặc hotline của công ty chúng tôi sẽ phản hồi sớm nhất cho quý vị.

Trân trọng cảm ơn đã theo dõi !

Về chúng tôi

HL Shipping Co.,Ltd là một đơn vị giao nhận vận tải trên toàn thế giới có trụ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vân tải biển và hàng không, chúng tôi tự tin là địa chỉ lý tưởng để cung cấp các dịch vụ vận tải hàng hóa, logistics đáp ứng được mọi yêu cầu của Quý Khách.

Nếu bạn cần hỗ trợ bất kỳ thông tin gì về khai báo hải quan, vận tải hàng hóa nội địa… thì gọi ngay HLshipping để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí.

Địa chỉ: Tầng 3, Tòa nhà Bảo Minh, 217 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường 7, Quận 3, Tp.Hồ Chí Minh

Phone: +84 28 39956117

Email: info@hlshipping.com

Fanpage: Fb/hlshipping.com.vn

Google review: https://g.page/hlshipping?gm