Cảnh Báo: Lỗi Thường Gặp Khi Khai HS Code – Tránh Phát Sinh Phạt & Thuế Cao

Trong bối cảnh kim ngạch xuất nhập khẩu của Việt Nam dự kiến đạt 750 tỷ USD vào năm 2025, với sự tham gia của hơn 15 FTA, việc khai báo chính xác mã HS Code (Harmonized System Code) trở thành yếu tố quyết định đến sự suôn sẻ của quy trình thông quan. Lỗi thường gặp khi khai HS Code có thể dẫn đến phạt hành chính, truy thu thuế và chậm trễ hàng hóa, ảnh hưởng trực tiếp đến chuỗi cung ứng.

Cùng HL Shipping – đơn vị cung cấp dịch vụ thông quan hải quan chuyên nghiệp với hơn 10 năm kinh nghiệm – khám phá các lỗi thường gặp khi khai HS Code, nguyên nhân, hậu quả và các biện pháp tránh để doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa chi phí logistics.

Mã HS Code Là Gì? Nguyên Nhân Dẫn Đến Lỗi Thường Gặp Khi Khai HS Code

Hiểu rõ nền tảng sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các lỗi thường gặp khi khai HS Code, đặc biệt trong bối cảnh quy định hải quan ngày càng chặt chẽ.

Mã HS Code Là Gì?

Mã HS Code, hay Hệ thống Hài hòa (Harmonized System), là mã số tiêu chuẩn quốc tế gồm 6 chữ số (mở rộng thành 8 chữ số tại Việt Nam) dùng để phân loại hàng hóa trong thương mại quốc tế. Nó hoạt động như một “ngôn ngữ chung” giúp cơ quan hải quan xác định mặt hàng, áp dụng thuế quan, quy định kiểm soát và thống kê thương mại. Tại Việt Nam, mã HS được sử dụng bắt buộc trong tờ khai hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS, hỗ trợ tuân thủ các FTA như CPTPP hoặc EVFTA.

Theo Tổng cục Hải quan, hơn 90% các trường hợp chậm thông quan năm 2024 liên quan đến sai sót mã HS, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc khai báo chính xác.

Xem thêm: 6 Quy Tắc Áp Mã HS Cho Hàng Hoá Hiện Nay

Nguyên Nhân Dẫn Đến Lỗi Thường Gặp Khi Khai HS Code

Các lỗi thường gặp khi khai HS Code thường xuất phát từ:

• Thiếu kiến thức và kinh nghiệm: Nhân viên không nắm rõ quy tắc phân loại hoặc chú giải chi tiết trong Biểu thuế, dẫn đến áp dụng sai mã.
• Chủ quan và cẩu thả: Sao chép mã từ lần khai trước mà không kiểm tra cập nhật, hoặc dựa vào kinh nghiệm cá nhân.
• Không cập nhật quy định mới: Biểu thuế thay đổi hàng năm (ví dụ: cập nhật 2025 theo Thông tư 39/2024/TT-BTC), nếu bỏ lỡ sẽ gây sai lệch.
• Cố tình khai sai để trốn thuế: Chọn mã có thuế suất thấp hơn, đây là vi phạm nghiêm trọng.
• Thiếu thông tin chi tiết: Không hiểu rõ thành phần, công dụng hoặc quy trình sản xuất của hàng hóa, dẫn đến phân loại nhầm.

HL Shipping khuyến nghị doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tư vấn hải quan để kiểm tra mã HS trước khi nộp tờ khai, giảm thiểu các nguyên nhân này.

Các Lỗi Thường Gặp Khi Khai HS Code Và Cách Nhận Biết

Lỗi thường gặp khi khai HS Code thường xảy ra trong quy trình xuất nhập khẩu container, ảnh hưởng đến thời gian và chi phí. Dưới đây là các lỗi phổ biến nhất:

Khai Sai Bản Chất Hàng Hóa

Doanh nghiệp khai mã không phản ánh đúng thành phần, công dụng hoặc tính năng sản phẩm. Ví dụ: Khai hạt nhựa thông thường (mã 3901) thay vì hạt nhựa y tế (mã 3926) để hưởng thuế thấp hơn, dẫn đến kiểm tra thực tế và trì hoãn.

Bị Ảnh Hưởng Bởi Tên Tiếng Anh

Tên sản phẩm tiếng Anh dễ gây nhầm lẫn, như “Fabric” có thể thuộc nhiều mã HS tùy loại sợi (tự nhiên: 5007; tổng hợp: 5407). Nếu chỉ dựa vào tên mà không xem xét đặc tính, lỗi thường gặp khi khai HS Code sẽ xảy ra.

Không Cập Nhật Biểu Thuế

Biểu thuế XNK thay đổi theo FTA, ví dụ: Giảm thuế cho dệt may từ EVFTA năm 2025. Không cập nhật dẫn đến áp sai mức thuế hoặc bỏ lỡ ưu đãi.

Xem thêm: Biểu thuế xuất nhập khẩu cập nhật mới

Thiếu Hồ Sơ Chứng Minh

Không chuẩn bị đầy đủ catalogue, chứng nhận CO/CQ, hình ảnh hoặc phân tích thành phần, khiến hải quan yêu cầu bổ sung, kéo dài thông quan lên đến 7 ngày.

Không Xem Xét Quy Tắc Phân Loại

Bỏ qua Quy tắc Chung Giải thích (GIR) của HS, đặc biệt GIR 3 cho hàng hỗn hợp hoặc đóng gói bán lẻ, dẫn đến phân loại sai.

Những lỗi thường gặp khi khai HS Code này có thể được phát hiện sớm qua kiểm tra chéo với cơ sở dữ liệu hải quan, và HL Shipping hỗ trợ phân tích mã HS miễn phí cho khách hàng sử dụng dịch vụ vận tải.

Hậu Quả Của Lỗi Thường Gặp Khi Khai HS Code: Mức Phạt Và Rủi Ro

Lỗi thường gặp khi khai HS Code không chỉ gây chậm trễ mà còn dẫn đến các hình thức xử phạt nghiêm khắc theo Nghị định 128/2021/NĐ-CP và Luật Quản lý Thuế 2019.

Phạt Hành Chính (Không Ảnh Hưởng Đến Thuế)

• Mức phạt: 1-2 triệu VND cho khai sai mã không dẫn đến thiếu thuế hoặc tăng ưu đãi.
• Trường hợp tự phát hiện: Giảm còn 0,5-1 triệu VND nếu bổ sung trước kiểm tra.

Phạt Hành Chính Và Truy Thu Thuế (Ảnh Hưởng Đến Thuế)

• Hậu quả: Truy thu toàn bộ thuế thiếu, cộng tiền chậm nộp (0,03%/ngày), và phạt 20-100% số thuế thiếu.
• Ví dụ: Sai mã dẫn đến thiếu 100 triệu VND thuế, phạt có thể lên đến 200 triệu VND cộng lãi chậm.

Xử Lý Hình Sự (Trường Hợp Nghiêm Trọng)

Nếu cố tình trốn thuế với số tiền lớn (>300 triệu VND) và lặp lại, có thể bị truy cứu theo Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015, với mức án tù từ 3 tháng đến 7 năm.

Ngoài ra, lỗi thường gặp khi khai HS Code còn gây chậm thông quan (tăng chi phí lưu kho), mất uy tín đối tác và gián đoạn chuỗi cung ứng. Theo báo cáo hải quan 2025, các vụ việc này chiếm 15% tổng khiếu nại.

Cách Tránh Lỗi Thường Gặp Khi Khai HS Code Hiệu Quả

Để giảm thiểu lỗi thường gặp khi khai HS Code, doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp chủ động sau:

Nắm Vững Bản Chất Hàng Hóa

Yêu cầu nhà cung cấp tài liệu kỹ thuật chi tiết (thành phần, công dụng, quy trình sản xuất) để phân loại chính xác.

Tuân Thủ Quy Tắc Phân Loại

Áp dụng 6 Quy tắc Chung của HS, ưu tiên GIR 1 (dựa trên chú giải chương) để tránh nhầm lẫn.

Tra Cứu Và Cập Nhật Biểu Thuế Thường Xuyên

Sử dụng công cụ như Cổng thông tin Hải quan Việt Nam (customs.gov.vn) hoặc phần mềm chuyên dụng; theo dõi cập nhật hàng quý từ Bộ Tài chính.

Xem thêm: Dịch vụ chuyển hàng từ Đài Loan về Việt Nam

Chuẩn Bị Đầy Đủ Hồ Sơ

Luôn sẵn catalogue, CO/CQ, hình ảnh và chứng nhận chất lượng để chứng minh khi cần.

Sử Dụng Dịch Vụ Tư Vấn Chuyên Nghiệp

Đối với hàng hóa phức tạp, hợp tác với đơn vị như HL Shipping để kiểm tra mã HS, chuẩn bị tờ khai và hỗ trợ thông quan. Dịch vụ customs brokerage của chúng tôi đã giúp hàng trăm doanh nghiệp tránh phạt, tiết kiệm trung bình 20% chi phí hành chính.

Bằng cách tích hợp kiểm tra HS Code vào quy trình vận tải biển và hàng không, HL Shipping đảm bảo lô hàng của bạn thông quan nhanh chóng và tuân thủ 100%.

Tóm lại, lỗi thường gặp khi khai HS Code có thể gây thiệt hại lớn, nhưng với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và hỗ trợ chuyên nghiệp, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tránh được. Là đối tác đáng tin cậy trong logistics quốc tế, HL Shipping cam kết đồng hành cùng bạn từ phân loại mã HS đến giao hàng cuối cùng. Để nhận tư vấn miễn phí về khai báo hải quan và tránh lỗi thường gặp khi khai HS Code, vui lòng liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay qua hlshipping.com.

Về chúng tôi

HL Shipping Co.,Ltd là một đơn vị giao nhận vận tải có trụ sở tại Hồ Chí Minh, Việt Nam. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vân tải biển và hàng không. Chúng tôi tự tin là địa chỉ lý tưởng để cung cấp các dịch vụ vận tải hàng hóa, logistics. Đáp ứng được mọi yêu cầu của Quý Khách. Nếu bạn cần hỗ trợ gì về khai báo hải quan, vận tải hàng hóa nội địa…. Thì gọi ngay HLshipping để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí.

• Địa chỉ: Tầng 3, Tòa nhà Bảo Minh, 217 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Xuân Hoà, Quận 3, Tp.Hồ Chí Minh
• Phone: +84 28 39956117 
• Email: info@hlshipping.com
• Fanpage: Fb/hlshipping.com.vn
• Google review: https://g.page/hlshipping?gm