Bật Mí Về SI – “Chìa Khóa” Quan Trọng Trong Xuất Nhập Khẩu

Bạn có biết SI là gì trong xuất nhập khẩu? SI, hay Hướng dẫn gửi hàng, là chìa khóa để đảm bảo mọi thông tin về lô hàng được truyền tải chính xác và đầy đủ. Tại sao việc này lại quan trọng? Bởi vì một SI hoàn chỉnh giúp tránh những sai sót trong quá trình vận chuyển và tạo vận đơn. Hãy cùng HL Shipping tìm hiểu cách mà SI có thể giúp bạn tối ưu hóa quy trình xuất nhập khẩu của mình!

SI là gì trong xuất nhập khẩu?

SI là gì? SI, viết tắt của Shipping Instruction, là một tài liệu quan trọng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng và yêu cầu vận chuyển từ nhà xuất khẩu đến công ty vận tải hoặc forwarder. Mục đích chính của SI là đảm bảo rằng quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ và đúng yêu cầu của người gửi hàng, đồng thời giúp hạn chế sai sót trên các chứng từ liên quan như vận đơn (Bill of Lading).

Nội dung trên SI – Mẫu SI

Một SI mẫu thường bao gồm các thông tin quan trọng sau:

• Booking number: Số booking.
• Shipper: Tên người xuất khẩu.
• Consignee: Tên người nhận hàng.
• Notify party: Tên người được thông báo khi hàng đến.
• Vessel & voyage: Tên tàu và số chuyến.
• Place of receipt: Nơi nhận hàng tại nước xuất khẩu.
• Port of loading: Cảng xếp hàng tại nước xuất khẩu.
• Port of discharge: Cảng dỡ hàng tại nước nhập khẩu.
• Final destination: Nơi nhận hàng cuối cùng.
• Container number: Số container.
• Seal number: Số seal.
• Shipping mark: Nhãn hiệu vận chuyển.
• Cargo description: Mô tả hàng hóa.
• Quantity: Số lượng hàng hóa.
• Weight and measurement: Trọng lượng và thể tích.
• B/L type: Loại bill sử dụng (HBL, MBL, Seaway bill, Surrender Bill…).
• Payment terms: Điều khoản thanh toán cước tàu (trả trước hoặc trả sau).
• Hồ sơ bổ sung: Các tài liệu khác (nếu có).

Lưu ý: Nếu hàng xuất khẩu bao gồm nhiều loại, shipper cần gửi kèm packing list để khai báo đầy đủ thông tin cho hãng tàu hoặc forwarder.

Tác dụng của SI trong xuất nhập khẩu

• Đảm bảo tính chính xác: SI giúp thống nhất thông tin giữa các bên liên quan, từ đó giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót trong quá trình phát hành vận đơn.
• Thời gian gửi SI: Nhà xuất khẩu phải gửi SI cho hãng tàu hoặc forwarder trước thời hạn quy định (SI Cut-off time) để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng tiến độ. Nếu gửi muộn, có thể dẫn đến việc không phát hành được vận đơn hoặc bị phạt.

Xem thêm: Quy Trình Xuất Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Biển (LCL)

Ai chịu trách nhiệm submit SI?

Các bên liên quan đến việc submit SI gồm: công ty giao nhận, nhà xuất khẩu và nhà vận tải.

• Doanh nghiệp vận tải: Là bên phát hành vận đơn, do đó họ yêu cầu nhà xuất khẩu khai báo SI.
• Nhà xuất khẩu: Nếu làm việc trực tiếp với hãng tàu, nhà xuất khẩu sẽ tự submit SI.
• Công ty logistics (forwarder): Khi sử dụng dịch vụ của forwarder, nhà xuất khẩu sẽ gửi SI cho forwarder. Forwarder sẽ dựa trên thông tin đó để submit SI cho hãng tàu.

Cách thức gửi Shipping Instruction

Có hai phương thức phổ biến để gửi SI:

1. Gửi trực tuyến: Nhiều hãng tàu hiện nay cho phép khai báo SI qua website chính thức. Phương thức này thuận tiện nhưng có thể gặp rủi ro nếu kết nối Internet không ổn định.
2. Gửi qua email: Đây là phương thức truyền thống vẫn được sử dụng. Tuy nhiên, việc này có thể chậm trễ hơn so với gửi trực tuyến.

Thời gian submit SI là bao lâu trước khi hàng hóa được vận chuyển

Người xuất khẩu cần gửi Shipping Instruction (SI) cho hãng tàu hoặc forwarder ít nhất 48 giờ trước khi CY Closing. Thời điểm này là thời hạn cuối cùng để hoàn tất việc đóng và gửi container đến cảng, thường diễn ra khoảng 24 giờ trước khi tàu rời cảng. Nếu SI được gửi muộn, có thể dẫn đến việc không phát hành được vận đơn hoặc bị phạt. Do đó, việc submit SI đúng hạn là rất quan trọng để đảm bảo tiến độ vận chuyển hàng hóa.

Xem thêm: Closing time là gì?Những lưu ý và quy định về close time.

Những nguyên nhân phổ biến khiến SI bị từ chối

SI bị hãng tàu từ chối thường do các lý do sau, trong đó phổ biến nhất là do submit SI muộn:

• Nội dung SI thiếu chính xác hoặc không đầy đủ.
• Thông tin trong SI không khớp với các điều khoản đã thống nhất trong hợp đồng.
• Yêu cầu trong SI không phù hợp với quy định của hãng tàu hoặc luật pháp nước nhập khẩu.
• SI không tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế về an ninh và môi trường.

Khi SI bị từ chối, nhà xuất khẩu cần nhanh chóng chỉnh sửa và gửi lại cho hãng tàu hoặc đại lý để tránh ảnh hưởng đến tiến độ vận chuyển hàng hóa.

Kết luận

Tóm lại, chúng ta vừa cùng nhau tìm hiểu SI là gì. SI không chỉ là một chứng từ đơn thuần mà còn là yếu tố quyết định trong việc đảm bảo sự chính xác và hiệu quả trong xuất nhập khẩu. Nếu bạn muốn nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu rủi ro, hãy chú trọng đến việc chuẩn bị SI một cách cẩn thận.

Về chúng tôi

HL Shipping Co.,Ltd là một đơn vị giao nhận vận tải trên toàn thế giới có trụ sở tại Hồ Chí Minh, Việt Nam. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vân tải biển và hàng không. Chúng tôi tự tin là địa chỉ lý tưởng để cung cấp các dịch vụ vận tải hàng hóa, logistics. Đáp ứng được mọi yêu cầu của Quý Khách. Nếu bạn cần hỗ trợ gì về khai báo hải quan, vận tải hàng hóa nội địa…. Thì gọi ngay HLshipping để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí.

• Địa chỉ: Tầng 3, Tòa nhà Bảo Minh, 217 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Tp.Hồ Chí Minh
• Phone: +84 28 39956117 
• Email: info@hlshipping.com
• Fanpage: Fb/hlshipping.com.vn
• Google review: https://g.page/hlshipping?gm