Packing list là gì trong xuất nhập khẩu? Vai trò packing list

Packing List còn được gọi là phiếu đóng gói / bảng kê / phiếu chi tiết hàng hóa. Nó là một thành phần không thể thiếu của bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Nó thể hiện chi tiết nội dung hàng hóa và giá trị lô hàng. Nếu dịch sát theo nghĩa tiếng anh thì sẽ có nghĩa “ chi tiết đóng gói”, “ danh sách đóng gói”. Nhưng theo thói quen, chúng ta hay gọi là phiếu đóng gói.

Trên packing list ghi rõ người bán bán cái gì cho người mua, qua đó người mua có thể kiểm tra và đối chiếu lại xem có giống với đơn hàng đã đặt hay không.

Bình thường 1 phiếu đóng gói chỉ thể hiện chi tiết số lượng hàng hóa, phương thức đóng gói chứ không thể hiện giá trị của lô hàng. Tuy nhiên một số dùng chung cả packing list và invoice.

Đầu tiên phân loại packing list.

Trong phân chia thì packing list thường có 3 loại:

• Detailed packing list (Phiếu đóng gói chi tiết) nó sẽ thể hiện chi tiết hàng hóa, thông tin đơn hàng tương đối chi tiết.
• Neutrai packing list (Phiếu đóng gói trung lập) thông tin phiếu sẽ không chỉ ra tên người bán.
• Packing and Weight list (Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng)

Chức năng của packing list trong vận tải hàng hóa

Packing list sẽ cho ta biết được trọng lượng bao gồm cả bao bì, hình thức đóng gói của hàng hóa, loại hàng hóa, số lượng, quy cách đóng gói. Điều này sẽ giúp bạn tính toán được:

• Điều phối sắp xếp kho chứa hàng, cần bao nhiêu chỗ để xếp dỡ, loại container nào;
• Sắp xếp được phương tiện vận tải đường bộ như thế nào, chẳng hạn loại xe gì, kích thước bao nhiêu phù hợp;
• Có thể xếp dở hàng dùng thiết bị chuyên dụng hay thuê công nhân.
• Nếu mặt hàng bị kiểm hóa khi làm thủ tục hay quan thì tìm ở đâu…

Với những ai chưa quen đọc chứng từ, thì cần phân biệt một chút giữa Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) với Phiếu đóng gói (Packing List). Hai loại chứng từ này đôi khi nhìn tương tự nhau, có nhiều thông tin trùng nhau, nhưng chức năng khác nhau.

Hóa đơn thương mại là chứng từ thiên về chức năng thanh toán, quan trọng trên đó thể hiện hàng hóa trị giá bao nhiêu tiền. Với phiếu đóng gói thì cần thể hiện hàng hóa được đóng gói như thế nào, bao nhiêu kiện, trọng lượng và thể tích bao nhiêu…

Những nội dung chính của một packing list.

Một phiếu đóng gói đầy đủ thường có các nội dung chính như sau:
– Tiêu đề: Thông tin công ty
– Seller: Thông tin đơn vị bán hàng
– Số và ngày Packing List: Số này khá quan trọng
– Buyer: Thông tin đơn vị mua hàng.
– Ref no: Số tham chiếu, đây có thể là mã đơn hàng, hoặc ghi chú thêm về bên thông báo khi hàng đến (Notify Party). Thông thường thanh toán L/C thì mới yêu cầu ghi thêm thông tin Notify Party này.

– Port of Loading: Cảng bốc dỡ hàng
– Port of Destination: Cảng đến
– Vessel Name: Tên tàu, số chuyến.
– ETD: Estimated Time Delivery – Ngày dự kiến tàu chạy.
– Product: Thể hiện thông tin hàng hóa: Tên hàng, ký mã hiệu, mã HS…
– Quantity: Số lượng hàng theo đơn vị ở dưới (Ví dụ: 100000 pcs là 100000 cái…).

– Packing: Số lượng thùng, hộp, kiện đóng gói theo đơn vị ở dưới (Ví dụ: đơn vị là bales – kiện, chẳng hạn có 100000 cái, đóng gói 500 cái/kiện -> Packing là 200 bales).
– NWT: Net weight – Trọng lượng tịnh – chỉ tính trọng lượng của hàng hóa
– GWT: Gross weight – Trọng lượng tổng (Tính cả trọng lượng của dây buộc, nylon bọc, thùng, hộp đựng ở ngoài). Trên thực tế, chúng ta không cần quá tỉ mỉ và quá chính xác GWT này, chỉ cần GWT tính tương ứng và không vượt quá trọng lượng mà hãng tàu cho phép xếp trong 1 container là ok.
– Remark: Những ghi chú thêm (ví dụ như tất cả có 200 kiện thì kiện từ số 1 – 100 là đóng cho hàng nhãn mác A, kiện từ số 100-200 là đóng cho hàng nhãn mác B…)
– Xác nhận của bên bán hàng: Ký, đóng dấu.

Lưu ý:

Ngoài ra, có nhiều loại hàng đóng gói phức tạp hay một chuyến hàng bao gồm nhiều container.  chúng ta còn phải cung cấp thêm Detailed Packing List. Về bản chất, đây là bảng kê chi tiết hơn gửi kèm. Packing List dùng để khai báo hải quan và xem xét số lượng chung. Detailed Packing Listdùng để kiểm tra số lượng hàng hóa thực tế khi khi bốc dỡ hàng hóa vào kho.

Trên Detailed Packing List bắt buộc ghi rõ số cont/seal và số lượng hàng trong từng kiện, từng pallet, loại hàng cụ thể và ký, mã hiệu.

Giới thiệu mẫu Packing list chuẩn.

Mẫu Packing list là gì

Kết luận

Qua bài viết này, HLShipping hy vọng đã giúp bạn hiểu và đọc được Packing list. Từ đó tính toán được thời gian dỡ hàng, cách sắp xếp, chỗ để trong kho. Packing List thông thường được gửi cho người mua ngay sau khi đóng hàng xong để người mua có thể kiểm tra số lượng hàng giao và lên kế hoạch sản xuất, kinh doanh kịp thời.

Ngoài ra, trong nhiều trường hợp, có thể kết hợp cả Invoice và Packing List trong cùng một form nhằm mục đích dễ theo dõi, kiểm tra cho người mua.
Chúc bạn luôn thành công trong sự nghiệp và cuộc sống.