Phiếu EIR Là Gì? Cách Lấy Nhanh Chóng & Đơn Giản Nhất

Phiếu EIR là gì? Bạn có bao giờ thắc mắc về vai trò của phiếu EIR trong quy trình logistics? Đây là tài liệu quan trọng giúp xác nhận tình trạng hàng hóa tại cảng, từ đó đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Tại sao việc hiểu rõ phiếu EIR lại cần thiết cho doanh nghiệp của bạn? Hãy cùng HL Shipping tìm hiểu cách mà phiếu EIR có thể giúp bạn tối ưu hóa quy trình vận chuyển và nâng cao hiệu quả kinh doanh!

Phiếu EIR là gì?

Phiếu EIR, viết tắt của Equipment Interchange Receipt, là một loại tài liệu quan trọng trong ngành logistics và vận chuyển hàng hóa, đặc biệt là trong việc quản lý và giao nhận container.

Phiếu EIR là biên bản ghi lại tình trạng của container tại thời điểm giao nhận giữa các bên tham gia trong chuỗi vận chuyển, như người vận chuyển, cảng biển, nhà xe, và kho bãi. Tài liệu này có vai trò quan trọng trong việc xác nhận tình trạng của container và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.

Xem thêm: Khám Phá Kích Thước Cont 20. Ưu điểm của container 20ft 

Nội Dung Của Phiếu EIR

Phiếu EIR thường bao gồm các thông tin sau:

• Tên công ty vận tải
• Số hiệu phiếu EIR
• Số hiệu container
• Kích thước và loại container
• Tình trạng container (sạch, bẩn, móp méo, rách nát…)
• Các phụ kiện đi kèm (niêm phong, ổ khóa, dây đai…)
• Ngày giờ giao nhận
• Tên và chữ ký của người giao nhận

Vai trò của Phiếu EIR trong Logistics

Phiếu EIR đóng vai trò quan trọng trong quá trình giao nhận và vận chuyển container, với các chức năng chính như sau:

1. Bằng chứng giao nhận: Phiếu EIR xác nhận việc trao đổi container giữa các bên trong chuỗi vận chuyển, giúp đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm.
2. Kiểm tra và đánh giá tình trạng container: Đây là công cụ để đánh giá tình trạng thực tế của container, từ đó xác định trách nhiệm trong trường hợp có hư hại.
3. Xử lý tranh chấp và khiếu nại: Phiếu EIR là cơ sở giải quyết các vấn đề liên quan đến container, chẳng hạn như tranh chấp về tình trạng hoặc chi phí.
4. Tính toán chi phí và bồi thường thiệt hại: Nó được sử dụng để tính toán chi phí vận chuyển và bồi thường thiệt hại nếu có vấn đề xảy ra với container.

Ví dụ, khi công ty vận chuyển nhận container từ cảng, họ cần kiểm tra tình trạng dựa trên phiếu EIR. Nếu phát hiện hư hỏng hoặc không khớp với thông tin, họ cần yêu cầu sửa chữa từ cảng hoặc người vận chuyển để tránh trách nhiệm về thiệt hại.

Ngoài ra, phiếu EIR còn có chức năng trong xuất nhập khẩu hàng hóa:

• Hàng nhập khẩu: Chủ hàng cần thanh toán tiền nâng container từ bãi lên xe, và phiếu EIR xác nhận việc thanh toán này.
• Hàng xuất khẩu: Chủ hàng cũng phải trả tiền nâng hạ container từ xe xuống bãi, với phiếu EIR xác nhận thanh toán chi phí.

Mẫu phiếu EIR chuẩn

Mỗi doanh nghiệp vận tải có thể thiết kế mẫu phiếu EIR theo yêu cầu riêng của mình. Các phần chính trên phiếu giao nhận container bao gồm:

1. Phần tiêu đề: Chứa biểu tượng, tên chứng từ, số hiệu và ngày phát hành chứng từ.
2. Thông tin về chủ hàng: Bao gồm tên cơ quan, tên người nhận, số CMND, số lệnh giao hàng, thông tin lệnh cấp rỗng hoặc số Booking Note, thời hạn lệnh giao hàng, cơ quan phát hành lệnh và ngày phát hành.
3. Thông tin về container: Gồm số hiệu container, cỡ, loại, trạng thái, trọng lượng, vị trí, tên tàu, chuyến tàu, hãng tàu, chủ khai thác, ngày xếp dỡ, cảng dỡ, và số seal.
4. Chi tiết tình trạng container: Mô tả tình trạng container bằng hình vẽ, mã số quy ước và ghi chú.
5. Thông tin thời gian giao nhận: Cung cấp phương án giao nhận, số hiệu xe nâng hoặc cẩu khung, và số lượng container cần di chuyển.
6. Ký xác nhận của các bên: Để xác nhận việc xử lý và giao nhận hàng hóa.

Phiếu EIR chứa nhiều thông tin chi tiết quan trọng, cần điền chính xác để đảm bảo quá trình xử lý hàng hóa tại cảng diễn ra đúng quy trình và thời gian.

Xem thêm: Quy Trình Xếp Dỡ Hàng Hóa Container An Toàn Hiệu Quả

Mẫu Phiếu EIR của các công ty vận tải khác nhau có khác nhau không?

Mẫu phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt) của các công ty vận tải có thể khác nhau, nhưng về cơ bản, chúng đều phải tuân thủ một số tiêu chuẩn chung liên quan đến thông tin cần ghi nhận. Dưới đây là những điểm nổi bật về sự khác biệt và tương đồng giữa các mẫu phiếu EIR của các công ty khác nhau:

Sự Khác Nhau Giữa Các Mẫu Phiếu EIR

1. Thiết Kế và Định Dạng:

• Mỗi công ty có thể có thiết kế và định dạng riêng cho phiếu EIR của mình, bao gồm màu sắc, bố cục và kiểu chữ. Điều này thường phản ánh thương hiệu và phong cách của công ty.

1. Thông Tin Bổ Sung:

• Một số công ty có thể bao gồm thêm thông tin chi tiết như logo, địa chỉ trụ sở chính, hoặc thông tin liên hệ cụ thể hơn so với các công ty khác. Một số mẫu có thể sử dụng mã vạch hoặc QR code để dễ dàng theo dõi.

1. Các Điều Khoản và Điều Kiện:

• Các mẫu phiếu EIR cũng có thể khác nhau về các điều khoản và điều kiện đi kèm, như quy định về trách nhiệm bồi thường thiệt hại hay quy trình khiếu nại.

Sự Tương Đồng Giữa Các Mẫu Phiếu EIR

Mặc dù có sự khác biệt, nhưng hầu hết các mẫu phiếu EIR đều chứa những thông tin cơ bản giống nhau, bao gồm:

• Tên Công Ty Vận Tải: Để xác định bên cung cấp dịch vụ.
• Số Phiếu EIR: Để theo dõi và quản lý.
• Số Hiệu Container: Để xác định chính xác container đang được giao nhận.
• Kích Thước và Loại Container: Cung cấp thông tin về đặc điểm của container.
• Tình Trạng Container: Mô tả tình trạng thực tế của container (sạch, bẩn, hư hỏng…).
• Ngày Giờ Giao Nhận: Ghi lại thời điểm giao nhận hàng hóa.
• Chữ Ký Của Người Giao Nhận: Để xác nhận việc giao nhận.

Các bước để kiểm tra và đánh giá tình trạng container theo Phiếu EIR

Để kiểm tra và đánh giá tình trạng container theo Phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt), bạn cần thực hiện theo các bước sau:

Các Bước Kiểm Tra và Đánh Giá Tình Trạng Container

Bước 1: Kiểm Tra Tình Trạng Container

• Xác định thông tin cơ bản: Kiểm tra số hiệu container, kích thước và loại container.
• Đánh giá tình trạng: Xem xét tình trạng của container, bao gồm:
• Sạch hay bẩn
• Có bị móp méo, rách nát hay không
• Kiểm tra các phụ kiện đi kèm như niêm phong, ổ khóa, dây đai…

Bước 2: Ghi Nhận Thông Tin Vào Phiếu EIR

• Ghi chép chi tiết: Ghi nhận tất cả thông tin đã kiểm tra vào phiếu EIR. Nếu phát hiện hư hỏng hoặc tình trạng không khớp với thông tin trước đó, cần ghi rõ vị trí và mức độ của hư hỏng.
• Hình thức ghi nhận: Có thể sử dụng phiếu EIR giấy hoặc điện tử để ghi nhận.

Bước 3: Ký Tên và Ghi Rõ Ngày Giờ Giao Nhận

• Xác nhận giao nhận: Sau khi ghi nhận thông tin, ký tên và ghi rõ ngày giờ giao nhận vào phiếu EIR.
• Bản sao phiếu EIR: Nếu sử dụng phiếu giấy, in thành hai bản (một bản giữ lại cho bên gửi và một bản giao cho bên nhận). Nếu là phiếu điện tử, gửi qua email hoặc ứng dụng di động.

Bước 4: Lưu Trữ Phiếu EIR

• Bảo quản tài liệu: Lưu trữ phiếu EIR một cách an toàn để có thể sử dụng làm chứng từ cho việc kiểm tra, đánh giá và xử lý tranh chấp hoặc khiếu nại liên quan đến container trong tương lai.

Phiếu EIR có mấy liên?

Phiếu EIR có thể tồn tại dưới dạng bản giấy truyền thống hoặc dạng điện tử. Thường thì cảng cấp phiếu này cho chủ hàng và có thể cấp nhiều lần tùy vào số lần chuyển giao container.

Phiếu EIR giấy thường có hai bản:

1. Một bản dành cho người giao hàng.
2. Một bản dành cho người nhận hàng.

Hiện nay, phiếu EIR điện tử ngày càng phổ biến. Chúng thường được gửi qua email hoặc ứng dụng di động chuyên dụng, giúp tăng tính tiện lợi và tiết kiệm thời gian trong quá trình vận chuyển hàng hóa.

Cách lấy phiếu EIR và khai báo phiếu EIR

Để khai báo phiếu Equipment Interchange Receipt (EIR) một cách chính xác và hiệu quả, bạn cần thực hiện các bước sau:

1. Kiểm tra tình trạng container: Xác minh số hiệu, kích thước, loại và tình trạng container (như sạch, bẩn, móp méo, rách nát, niêm phong, kẹp chì, ổ khóa, dây đai…).
2. Ghi chép tình trạng container: Ghi chi tiết tình trạng vào phiếu EIR dưới dạng giấy hoặc điện tử. Nếu phát hiện hư hại hoặc không khớp với phiếu trước đó, cần chỉ rõ vị trí và mức độ hư hại.
3. Ký xác nhận và ghi thời gian: Ký tên và ghi rõ ngày giờ giao nhận trên phiếu EIR. Với phiếu giấy, in hai bản để giao cho người nhận. Với phiếu điện tử, gửi qua email hoặc ứng dụng di động.
4. Lưu trữ phiếu EIR: Bảo quản phiếu EIR an toàn để sử dụng cho việc kiểm tra, đánh giá, giải quyết tranh chấp và khiếu nại liên quan đến container sau này.

Quy trình xin cấp lại phiếu EIR

Nếu mất phiếu Equipment Interchange Receipt (EIR) và cần xin cấp lại, bạn nên làm theo các bước sau:

1. Thông báo mất phiếu: Ngay khi phát hiện mất phiếu, thông báo ngay và yêu cầu giữ container tại cảng. Để xin cấp lại, cung cấp CCCD và điền thông tin vào mẫu công văn tại Trực ban sản xuất cảng, không cần công ty đóng dấu, sau đó ký tên. Thực hiện nhanh chóng để tránh nguy cơ mất hàng.
2. Yêu cầu xác nhận từ hải quan: Xin xác nhận từ hải quan giám sát cổng rằng “Cont chưa qua bộ phận giám sát” hoặc tương tự nếu container đã rời cảng.
3. Xin cấp lại phiếu: Sau khi có xác nhận từ hải quan, đến Trực ban sản xuất cảng để yêu cầu mở kho và cấp lại phiếu EIR. Sau đó, đưa công văn này đến Thương vụ cảng để in lại phiếu mới và hoàn tất quy trình thanh lý container như bình thường.

Tạm Kết

Khi nắm rõ thông tin về phiếu EIR, bạn sẽ có thêm công cụ hữu ích để quản lý hàng hóa một cách hiệu quả hơn. Đừng bỏ lỡ cơ hội tối ưu hóa chuỗi cung ứng của mình! Hãy theo dõi HL Shipping để cập nhật thêm nhiều kiến thức bổ ích khác nhé!

Về chúng tôi

HL Shipping Co.,Ltd là một đơn vị giao nhận vận tải trên toàn thế giới có trụ sở tại Hồ Chí Minh, Việt Nam. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vân tải biển và hàng không. Chúng tôi tự tin là địa chỉ lý tưởng để cung cấp các dịch vụ vận tải hàng hóa, logistics. Đáp ứng được mọi yêu cầu của Quý Khách. Nếu bạn cần hỗ trợ gì về khai báo hải quan, vận tải hàng hóa nội địa…. Thì gọi ngay HLshipping để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí.

• Địa chỉ: Tầng 3, Tòa nhà Bảo Minh, 217 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Tp.Hồ Chí Minh
• Phone: +84 28 39956117 
• Email: info@hlshipping.com
• Fanpage: Fb/hlshipping.com.vn
• Google review: https://g.page/hlshipping?gm