Bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì?

Rất nhiều bạn khi mới tìm hiểu về logistics sẽ gặp khó khăn. Câu hỏi “bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì” là một trong các vấn đề các bạn gặp phải. Hôm nay, các bạn hãy cùng HLshipping tìm hiểu thêm về nội dung này nhé!

Bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì

Bộ chứng từ Xuất-nhập khẩu sẽ bao gồm:

1. Bill of Lading (Vận đơn đường biển) Có 5 loại:
Straight bill of lading
Order bill of lading
Bearer bill of lading
Surrender bill of lading
Air waybill

2. Invoice (Proforma Invoice hoặc Commercial Invoice)
Proforma Invoice (Hoá đơn chiếu lệ)
Commercial Invoice (Hoá đơn thương mại)

3. Packing List (Bảng kê danh sách hàng hoá đóng thùng chi tiết)
4. Certificate of Origin (Giấy chứng nhận xuất xứ, nguồn gốc)

5. Insurance Certificate (Chứng từ bảo hiểm lô hàng)

6. Shipping Documents (Chứng từ giao hàng)

7. Other Documents (if any) (Các chứng từ linh tinh khác (nếu có))
Certificate of Fumigation (Giấy chứng nhận hun trùng hàng hóa)
Phytosanitary Certificate (Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật)
Booking Note (Giấy lưu cước phí)
Bill of Lading Terms and Conditions (Các điều khoản của Vận đơn đường biển)
Export Clearance Form (Tờ kê khai hàng hoá xuất khẩu)
Import Clearance Form (Tờ kê khai hàng hoá nhập khẩu)
Sale Contract (Hợp đồng mua-bán hàng hoá)

Bây giờ hãy cùng HLshipping đi sâu hơn vào nội dung này nhé!

Chứng từ hàng hóa là điều không thể thiếu khi xuất nhập khẩu hàng hóa. Trong xuất nhập khẩu có nhiều loại chứng từ khách nhau, thật khó nhớ từng loại này như thế nào, thừa thiếu ra sao.
Nếu bạn là bên bán ngoài việc phải đi xin các giấy tờ có liên quan tới hàng, thuê vận tải, thì nhớ chắc chắn 3 loại chứng từ bạn phải phát hành là: HỢp đồng, Hóa đơn Thương Mai, Phiếu Đóng Gói hàng hóa, phụ thuộc vào điều kiện bán hàng với giá gì nữa: FOB. CIP, DDP….doanh nghiệp sẽ biết phải làm thêm gì
Còn các chứng từ khác nếu thuê bên dịch vụ họ sẽ làm và gưi về cho doanh nghiệp.

Phân Loại Nhóm Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu sẽ được chia thành 4 phần chính đễ dễ nhận biết:

CHỨNG TỪ HÀNG HÓA :

Có tác dụng chỉ rõ giá trị, chất lượng và số lượng của hàng hóa. Những chứng từ này cần được người bán làm và người mua là người nhận chúng, trong bộ chứng từ này chủ yếu là hóa đơn thương mại, bảng kê, phiếu đóng gói và giấy chứng nhận chất lượng.

CHỨNG TỪ VẬN TẢI :

Chứng nhận này là chứng từ cần thiết do người chuyên chở cấp để xác nhận mình đã nhận hàng. Trong bộ chứng từ vận tải thường bao gồm vận đơn đường biển, biên nhận cảng… Đối với vận tải đường sắt và hàng không thì cần vận đơn đường sắt và đường hàng không đi kèm.

GIẤY PHÉP QUẢN LÝ CHUYÊN NGHÀNH:

Gồm những giấy tờ liên quan chứng nhận tới xuất xứ, chất lượng và, quy cách thành phẩn của hàng hóa như: C/0, C/Q, CA, chứng thư hun trùng

CHỨNG TỪ THANH TOÁN KHÁC:

Tín dung thư L/C, TT, bảo hiểm …

Ai sẽ làm những chứng từ trên trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Bạn sẽ hiểu đơn giản như thế này để hàng xuất nhập khẩu được phải cần giấy tờ và 1 mình doanh nghiệp không thể tự làm hết hay FWD hoặc hãng tàu cũng thế. Cần biết ai làm những gì sẽ tốt hơn khi bạn tiếp xúc với công việc

Các Loại Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Do Ai Cấp

Khi phân biệt rõ trách nhiệm làm chứng từ của mỗi bên bạn sẽ dễ nhớ hơn từng loại chứng từ xuất nhập khẩu do ai cấp và làm như thế nào dưới góc độ các bên tham gia gồm: chủ hàng, bên vận tải, cơ quan chức năng và các bên thứ 3

Chủ hàng xuất những chứng từ xuất nhập khẩu nào

Chứng từ hàng hóa: Do chủ hàng làm cơ bản sẽ gồm 3 loại chứng từ sau:

• Hợp đồng ngoại thương  ( SALECONTRACT, PO mua hàng). Chỉ thay thế hợp đồng khi có xác nhận đồng ý của 2 bên còn k chỉ xem như phụ lúc k thay thế được hợp đồng
• Hóa đơn thương mại ( commercial invoice)
• Hóa đơn chiếu lệ PI (Proforma Invoice). Không có giá trị thanh toán chỉ là một danh sách kê giá sản phẩm bên bán gửi bên mua để chốt giá thanh toán xem cần điều chỉnh gì không trước khi xuất CI.
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packinglist)

Lưu ý:

• Thông tin về cân năng, kích thước hàng chính xác xem tại Packing List –
• Tên hàng hóa chuẩn nhất xem tại Hóa đơn Thương mại: CI ( Commercail invovice)
• Tên cảng đi, càng đến, giá tiền hàng, thông tin Seller và Buyer chính thức xem tại hợp đồng ngoại thương

Bên vận tải sẽ cấp những chứng từ gì

Cần lưu ý bên vận tải ở đây gồm các bên cùng tham gia trong quá trình vận tải hàng hóa gồm:

• Hàng tàu ( carries)
• Công ty Logistics – FWD
• Công ty vận tải – Trucking
• Công ty chuyển phát nhanh
• Các chứng từ xuất trình gồm:
• Vân đơn đường biển : Bill of lading – gồm BHL – vận đơn thứ cấp do FWD phát hành và MBL – vận đơn chủ do Hãng tàu phát hành.
• Thông báo hàng đến A/N
• Lệnh giao hàng D/0
• Lệnh cấp container để đóng hàng ( lệnh cấp chỉ danh đích thi số cont đã có và lệnh cấp Với loại lệnh cấp này thì không cần yêu cầu container có số hiệu cụ thể. Chủ hàng sẵn sàng nhận bất cứ container nào trong bãi.)

• Phiếu Cân Container VGM – có thể hãng vận tải cung cấp dựa trên thông tin chủ hàng đã cung cấp
• Bảng thu các loại phí xuất – nhập ( local charge)
• Tờ khai hải quan đã truyền phân luồng chưa thông quan
• Một số chứng từ vận tải – trucking có liên quan tới khâu thanh toán.

Cơ quan chức năng sẽ cấp những chứng từ xuất nhập khẩu gì

Cơ quan chức năng sẽ cấp các giấy phép đồng ý chấp thuận lưu thông hàng hóa, xuất nhập khẩu hoặc ra quyết định xử lý vi phạm.

• Tờ khai hải quan đã thông quan – hải quan cấp
• Chứng thư hung trùng – do bên làm dich vụ hung trùng cấp
• Chứng nhận kiểm định chất lượng – do các công ty kiểm định, bên thứ 3 thuê dịch vụ làm
• Giấy chứng nhận C/0- do cơ quan chức năng ban nghành đảm nhiệm xuất xứ nghành hàng cấp
  
• C/Q – Giấy chứng nhận chất lượng – hàng mang đi kiểm định chất lượng tại cơ quan chức năng đạt yêu cầu sẽ được cấp
• Giấy tờ liên quan khác

Ngân hàng và những bên liên quan khác

Một bộ chứng từ có sự tham gia của rất nhiều bên chắc chắn không thể thiếu vai trò của ngân hàng và những giám định, bảo hiểm rồi.

• Tín dụng thư thanh toán theo các phương thưc L/C, T/T, DAP, DDP… do ngân hàng cấp
• Hợp đồng bảo hiểm, hóa đơn bảo hiểm hàng hóa – do công ty bảo hiểm cấp
• Chứng nhận kiêm định sản phẩm đạt hay không đạt chất lượng – bên giám sát công ty kiểm định cấp với những trường hợp hàng đặc biệt, giá trị cao, có nghi vấn.

Trên đây là một số chứng từ hàng hóa cơ bản thường thấy khi làm xuất nhập khẩu. Tùy vào mức độ chuyên nghiệp của chủ hàng – doanh nghiệp sẽ quyết định mình tư làm hết hay chỉ làm từng phần. Trường hợp làm ủy thác thì doanh nghiệp cũng chẳng cần làm gì mà có bên dịch vụ lo hết.
Biết được việc ai có trách nhiệm cấp chứng từ nào sẽ giúp chủ hàng đòi được chứng từ thiếu nhanh tróng và quy trách nhiệm đúng người đúng việc khi phát trình vướng mắc.

Về chúng tôi

HL Shipping Co.,Ltd là một đơn vị giao nhận vận tải trên toàn thế giới có trụ sở tại Hồ Chí Minh, Việt Nam. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vân tải biển và hàng không. Chúng tôi tự tin là địa chỉ lý tưởng để cung cấp các dịch vụ vận tải hàng hóa, logistics. Đáp ứng được mọi yêu cầu của Quý Khách. Nếu bạn cần hỗ trợ bất kỳ thông tin gì về khai báo hải quan, vận tải hàng hóa nội địa… thì gọi ngay HLshipping để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí.

Địa chỉ: Tầng 3, Tòa nhà Bảo Minh, 217 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường 7, Quận 3, Tp.Hồ Chí Minh Phone: +84 28 39956117 Email: info@hlshipping.com

Fanpage: Fb/hlshipping.com.vn

Google review: https://g.page/hlshipping?gm