Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Hiểu rõ quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển sẽ giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian và chi phí. Đặc biệt, trong quá trình nhập khẩu có những vấn đề mà bạn sẽ cần lưu ý. Trong bài viết này, HLshipping sẽ chia sẻ để các bạn cùng tìm hiểu:

Bước 1: Xin giấy phép-đặt booking trong quy trình nhập khẩu đường biển

Trong nhập khẩu hàng bằng đường biển, nghiệp vụ xin giấy phép nhập khẩu cũng được thực hiên tương tự như trường hợp xuất khẩu. Thế nhưng, khi nhập khẩu hàng hóa thì các giấy phép nhập khẩu sẽ được quản lý chặt chẽ hơn. Ngày nay, các quốc gia đều phát triển nền kinh tế của mình theo hướng xuất khẩu. Việc quản lý này vô hình dung tạo nên những rào cản thương mại cả về mặt kinh tế và về mặt kỹ thuật.

Về kinh tế đó là hàng rào về thuế quan đối với hàng hóa nhập khẩu. Kỹ thuật là những  đòi hỏi đảm bảo về mặt kỹ thuật hàng hóa khi nhập khẩu.

Lưu ý:

• Khi xin giấy phép nhập khẩu cần xem xét kỹ các giấy tờ thủ tục cần thiết của hàng hóa cần nhập khẩu.
• Ví dụ như các mặt hàng đươc quản lý chặt chẽ thường là những hàng hóa về dược phẩm, thực phẩm, trang thiết bị quân sự…

>>>Xem thêm: exw là gì

Bước 2: Xác minh thông tin thanh toán

Có 5 phương thức xác nhận thanh toán giữa bên nhập và bên xuất hàng.

• Thanh toán bằng Sec, tiền mặt:

  Bên nhập hàng phải thực hiện việc xác nhận trả tiền ngay sau khi ký hợp đồng hay xin giấy phép nhập khẩu. Bên mua kiểm tra việc thanh toán trước sau đó mới thực hiện hợp đồng. Với mà phương thức thanh toán này, rủi ro đem đến đối với nhà nhập khẩu có thể là một phần hay toàn phần.

  Một số điều cần chú ý đối với bên nhập hàng khi thanh toan bằng tiền mặt hay séc:

  • Xác định rõ thông tin của cá nhân người nhận tiền.
  • Chỉ thanh toán khi đảm bảo các giấy tờ hàng hóa theo yêu cầu.
  • Tuân thủ nghiêm ngặt các thủ tục thanh toán tiền hàng xuất khẩu.

  Sau đây là nghiệp vụ xác nhận thanh toán theo phương thức thanh toán bằng tiền mặt hay séc được thực hiện:

  1. Yêu cầu xuất trình các giấy tờ nhân thân ( hộ chiếu, giấy giới thiệu).

  2. Xem xét kỹ các điều khoản của hợp đồng gốc hay các giấy tờ liên quan đến hàng hóa lưu kho có sẵn.

  3. Lập phiếu chi, trình ký.

  4. Chuyển thủ quỹ chi tiền.

• Phương thức thanh toán bằng chuyển khoản

Bên nhập khẩu phải thực hiện các nghiệp vụ:

• • Bước 1: Lấy mẫu lệnh chuyển tiền của ngân hàng nơi công ty mở tài khoản ngoại tệ.
  • Bước 2: Điền và ký phát lệnh chuyển tiền kèm theo bộ hồ sơ thanh toán, bao gồm hợp đồng nhập khẩu, ủy nhiệm chi nếu  mua ngoại  tệ, đơn xin  mua ngoại tệ và hợp đồng mua ngoại tệ ( nếu có).
  • Bước 3: Lấy xác nhận ngân hàng và thông báo cho khách hàng.

• Phương thức thanh toán bằng điện chuyển

Phương thức này có mức phí thấp nhưng rủi ro cao => Cần phải xem xét kỹ việc chấp nhận thanh toán trước như tiền đặt cọc, tiền hàng.

• Phương thức thanh toán nhờ thu

Phương thức này có lợi cho nhà nhập khẩu. phương thức này đòi hỏi nhà nhập khẩu phải có uy tín, có tiềm lực tài chính mạnh và kết quả kinh doanh tốt.

Lưu ý:

Khi thanh toán bằng phương thức nhờ thu đòi hỏi nhà nhập khẩu phải thanh toán ngay mới được nhận chứng từ gốc nên việc trả chậm chỉ kéo dài trong khoảng thời gian từ khi nhà xuất khẩu gửi hàng đến khi chứng từ gốc về đến ngân hàng.

• Thanh toán bằng thư tín dụng:

Phương thức thanh toán này thông dụng nhất vì đảm bảo quyền lợi cho các bên xuất khẩu và nhập khẩu. Với phương thức này, nhà nhập khẩu cần thực hiện các nghiệp vụ sau:

• • Bước 1: Lấy mẫu đơn xin mở thư tín dụng tại nơi mở tài khoản ngoại tệ thanh toán.
  • Bước 2: Ký phát đơn xin mở thư tín dụng kèm theo hợp đồng nhập khẩu. Nếu không có ngoại tệ thì phải có ủy nhiệm chi từ tài khoản tiền nội tệ sang ngoại tệ, đơn xin mua ngoại tệ và hợp đồng mua ngoại tệ với ngân hàng. Nếu vay vốn kinh doanh thì phải có tài sản đảm bảo và hợp đồng tín dụng, hợp đồng cầm cố thế chấp lô hàng, hợp đồng thuê kho… kèm theo bộ chứng từ xin mở thư tín dụng.
  • Bước 3: Thanh toán phí mở tín dụng, lấy bản thư tín dụng thông báo cho khách hàng..

>>>Xem thêm: CIF là gì trong xuất nhập khẩu?

Bước 3: Đôn đốc thực hiện hợp đồng

Nghiệp vụ này thực chất là nhắc việc và yêu cầu báo cáo tiến độ thực hiện hợp đồng của bên xuất khẩu. Những công việc này nên thực hiện đều đặn theo định kỳ hợp lý sẽ tạo ấn tượng về sự quan tâm  và có trách nhiệm  của đối tác. Nên  tránh việc là trong khi theo dõi tiến độ nhưng cố thúc giục với tần suất cao tại những thời điểm xảy ra những phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Bước 4: Booking tàu

                   

Trước khi booking, bạn đã hoàn tất thỏa thuận và ký kết hợp đồng với nhà xuất khẩu về các điều khoản, điều kiện… để nhập hàng. Cũng như lựa chọn dịch vụ vận tải (FWD) đáp ứng các yêu cầu của công ty bạn.

​Thường các hãng tàu hay hết chỗ. Đặc biệt khi rơi vào mùa cao điểm, lượng hàng xuất đi rất nhiều, tình trạng thiếu container rỗng và chỗ rất hay xảy ra. Điểm khác biệt so với hàng xuất, trường hợp bạn booking (giành quyền thuê tàu) thì bạn chỉ việc cung cấp thông tin cho dịch vụ vận chuyển FWD tại Việt Nam để lấy booking. Bên đó sẽ tiến hành liên hệ với đối tác của bạn thông qua mạng lưới chi nhánh, đại lý của họ để phối hợp đóng hàng theo kế hoạch được xác định trước đó.

Thông tin lô hàng sẽ được đơn vị cập nhật suốt thời gian vận chuyển về công ty của bạn.

Thông tin quan trọng để lấy booking trong quy trình nhập khẩu hàng hóa

• Cảng đi (Port of Loading): Nơi mà container của bạn được xếp lên tàu.
• Cảng chuyển tải: Tùy thuộc vào quy định, sự thống nhất giữa bạn và khách hàng có được phép đi tàu chuyển tải (Transit) hay phải đi thẳng (Direct) để lựa chọn lộ trình phù hợp.

• Cảng đến (Port of Discharge): Nơi hạ container.
• Tên hàng, trọng lượng: Dựa trên thông tin trên bộ hồ sơ chứng từ để cung cấp.
• Thời gian tàu chạy (ETD): Ngày dự kiến tàu xuất phát.
• Thời gian đóng hàng: Theo kế hoạch thống nhất giữa bạn và nhà xuất khẩu
• Yêu cầu đặc biệt khác: Loại container, kích cỡ, nhiệt độ, độ thông gió (nếu có). Căn cứ vào từng mặt hàng, để lựa chọn loại container phù hợp.

Bước 5: Mua bảo hiểm cho lô hàng

Trong trường hợp bên nhập mua bảo hiểm thì viêc lựa  chọn loại  hình bảo hiểm cho hàng hóa không nhất thiết  phải quy định  chặt chẽ. Việc bên nhập khẩu và bên xuất khẩu mua bảo hiểm cho hàng hóa là khác nhau. Người  hưởng  quyền đòi bồi thường sẽ do bên nhập khẩu trực tiếp thực hiện. Các nghiệp vụ mua bảo hiểm do bên nhập khẩu thực hiện cũng tương tự như trường hợp do bên xuất  khẩu thực hiện.

Bước 6: Chấp nhận thanh toán tiền hàng

Hai phương thức thanh toán chủ yếu là nhờ thu kèm chứng từ và thư tín  dụng buôc phải thực hiện nghiệp vụ này. Sau khi  gửi hàng, bên xuất khẩu thường gửi chứng từ cho ngân hàng đề ngân hàng khống chế chứng từ.

Thậm chí, khi bên xuất khẩu gửi cho bên nhập khẩu 01 bộ chứng từ gốc nhưng trên vận đơn ghi rõ “làm theo lệnh” của ngân hàng phát hành thư tín dụng thì bên nhập khẩu cũng vẫn phải xin ngân hàng ký hậu vận đơn mới nhận được hàng. Nghiệp vụ ký hậu vận đơn được thực hiện như sau:

• Bước 1: Tập hợp và tự kiểm tra các chứng từ gửi hàng do bên bán cung cấp.
• Bước 2: Gửi chứng từ cho ngân hàng, theo dõi chứng từ gốc gửi qua đường ngân hàng, thúc giục kiểm tra và và đối chiếu chứng từ. Trong trường hợp chứng từ ngân hàng về chậm có thể làm công văn xin chấp nhận sai sót chứng từ.
• Bước 3: Thực hiện việc thanh toán hay chấp nhận thanh toán và lấy bộ chứng từ đã ký hậu đi nhận hàng.

Chú ý:

Việc thực hiện nghiệp vụ này đòi hỏi phải nhanh chóng và kịp  tiến  độ, vì nhập khẩu hàng bằng đường biển thì hàng có thể đã về đến cảng dỡ hàng. Nếu kéo dài thời gian nhận hàng vì lý do chưa ký hậu vận đơn sẽ làm tăng nhiều chi phí có liên quan.

Vì vậy, các nghiệp vụ nào cần thực hiện trước để có thể nhận được hàng luôn sẽ được nhà nhập khẩu quan tâm và chuẩn bị sớm.

Bước 7: Làm thủ tục hải quan để nhận hàng (hàng kinh doanh, hàng tạm nhập tái xuất, nhập hàng quá cảnh, nhập hàng gia công).

Làm thủ tục thông quan hàng nhập  khẩu  cũng tương  tự như khai  báo hàng xuất khẩu nhưng thực hiện trên mẫu tờ khai hàng nhập khẩu. Do việc quản lý nhập khẩu hàng bằng đường biển bao giờ cũng chặt chẽ hơn nên việc kê khai phải đảm bảo chính xác.

Phải đặc biệt chú ý đến mã số hàng hóa và áp mức thuế phải nộp. Việc áp sai mã hàng dễ dẫn đến việc hải quan phạt hành chính và quy vào việc gian lận thuế.

Lưu ý:

Khi thực hiện nghiệp vụ thông quan hàng nhập, nhà nhập khẩu  có thể làm công văn xin giải phóng hàng sớm và xin nợ chứng từ trong thời gian làm thủ tục khai báo hải quan.

Trong trường hợp có dấu hiệu bất thường, hải quan có quyền yêu cầu nhà nhập khẩu giải trình về giá trị hay số lượng hàng hóa sau khi đã thông quan. Đây là sự khác biệt với thủ tục thông quan hàng xuất khẩu nên đòi hỏi nhà nhập khẩu phải lưu ý khi thực hiện.

Nghiệp vụ thông quan hàng nhập khẩu cũng phức tạp hơn nghiệp vụ thông  quan hàng xuất khẩu về việc áp mã số hàng hóa và thuế suất nhập khẩu, vì thông thường hàng hóa xuất khẩu có mức thuế 0% trong khi đó thuế suất hàng  nhập  khẩu  rất nhiều mức và đa dạng theo xuất  xứ.  Nghiệp  vụ  tra cứu mã số hàng  hóa và mức thuế suất hàng nhập khẩu đòi hỏi các công ty nhập khẩu phải thực  hiện  kỹ  các bước sau:

• Bước 1: Cập nhật thông tin về biểu thuế suất và mức thuế suất.
• Bước 2: Tự tra mã số hàng hóa và áp mức thuế suất cho hàng hóa.
• Bước 3: Kê khai đầy đủ các loại thuế hàng hóa nhập khẩu phải chịu theo quy định của pháp luật như Luật thuế nhập khẩu, Luật thuế giá trị gia  tăng, Luật thuế tiêu thụ đặc biệt…

Bước 8: Nhận hàng

Khi nhận hàng bằng đường biển, các doanh nghiệp phải căn cứ vào hình thức gửi hàng của bên xuất khẩu để thực hiện nghiệp vụ tương ứng. Hàng xuất khẩu gửi theo hình thức hàng lưu kho, hàng nguyên công hay hàng lẻ… sẽ quyết định cách nhận hàng của bên nhập khẩu. Việc nhận hàng nhập khẩu trong từng trường hợp cụ thể sẽ có những nghiệp vụ riêng được thực hiện như sau:

**Đối với hàng lưu kho lưu bãi tại cảng.

• Nhận hàng trực tiếp  từ tàu biển:

+ Cung cấp bản lược khai hàng ( cargo manifest), sơ đồ xếp hàng cho các bộ phận bốc xếp liên quan bố trí phương tiện phù hợp.

+ Tiến hành kiểm tra tình trạng hầm tàu cùng đại diện hãng tàu và cảng biển. Nếu phát sinh tình trạng bất ổn phải lập biên bản. Thậm chí mời cơ quan giám định khi cần thiết.

+ Tổ chức dỡ hàng và vận chuyển về kho bãi, theo dõi và kiểm đếm, phân loại hàng để lập bản kiểm kê “tally sheet”. Chuyển hàng hóa vào kho theo phiếu vận chuyển ghi đầy đủ chủng loại hàng, số lượng, số vận  đơn, tình trạng hàng hóa… Sau mỗi ca sẽ thực hiện việc đối chiếu và ký xác nhận.

+ Lập bản kết toán nhận hàng với hãng tàu (ROROC) trên cơ sở bản bản kiểm kê do cảng và hãng tàu ký xác nhận số lượng thực giao. Nếu có hàng hỏng hóc, đổ vỡ phải lâp giấy chứng nhận hàng hỏng (COR), nếu thiếu hàng phải lập biên bản hàng thiếu (CSC).

• Nhận hàng từ cảng biển.

+ Cầm giấy báo nhận hàng và các chứng từ nhận hàng, đặc biệt là phải có vận đơn gốc để nhận lệnh giao hàng ( D/O- Delivery order).Thông thường các hãng tàu và đại lý sẽ thu vận đơn và lập 3 bản lệnh giao hàng.

+ Thanh toán phí lưu kho, xếp dỡ và lấy biên nhận.

+ Gửi văn phòng quản lý tầu ở cảng các lệnh giao hàng để ký xác nhận và xác định vị trí hàng tại cảng. Văn phòng sẽ gửi 01 bản lệnh giao hàng gốc.

+ Gửi 01 lệnh giao hàng đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Thông thường sẽ nhận hai bản phiếu xuất kho để nhận hàng.

+ Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan cùng thủ tục nhận hàng, doanh nghiệp sẽ thuê vận chuyển nội địa về kho của nhà nhập khẩu.

**Đối với hàng hóa không lưu kho, lưu bãi trong trường hợp nhập khẩu hàng có số lượng lớn theo chuyến tàu.

• Gửi cho cảng vận đơn, lệnh giao hàng để đối chiếu với bản lược khai hàng hóa, lập hóa đơn cước phí bốc xếp và cấp lệnh giao hàng của cảng.
• Tiến hành bốc xếp và giao nhận hàng để cùng lập và ký vào bản tổng kết giao nhận nhằm xác nhận số lượng hàng hóa bằng phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất. Đồng thời lập biên bản hàng đổ vỡ và bản kiểm kê với tàu.

**Đối với hàng nhập nguyên công.

• Sau khi nhận được thông báo nhận hàng, chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu đến hãng tàu để lấy lệnh giao hàng.
• Đưa công đến địa điểm kiểm hóa, thậm chí đưa về kho riêng hoặc cảng cạn để kiểm hàng.
• Trình toàn bộ chứng từ và lệnh giao hàng với văn phong quản lý tàu ở cảng để xác nhận lệnh giao hàng.
• Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng.

**Đối với hàng lẻ.

• Mang vận đơn gốc hay vận đơn hàng gom đến hãng tàu hoặc đại lý vận tải để lấy lệnh giao hàng.
• Trả phí rút công, đưa vào kho bãi hay bãi lưu giữ hàng để kiểm hóa.
• Sau khi hoàn tất việc kiểm hóa sẽ đến văn phòng quản lý tàu ở cảng biển để xác nhận lênh giao hàng.
• Nhận hàng tại các địa điểm rút công ( CFS) quy định và vận chuyển về kho của nhà nhập khẩu.

Nghiệp vụ nhận hàng được diễn ra nhanh gọn đồng thời với nghiệp vụ thông quan hàng hóa. Vì vậy, nhà nhập khẩu phải nhanh chóng hoàn tất các thủ tục giấy tờ hải quan trước khi lấy hàng ra khỏi cảng.

Nếu chủ hàng ở xa các cảng hay địa điểm nhận hàng thì cố gắng thu xếp làm thủ tục và nhận  hàng  sớm trong giờ làm việc. Các chi phí và dịch vụ ngoài giờ thường rất cao và gặp khó khăn trong giao nhận và kiểm đếm.

Bước 9: Kiểm tra hàng nhập khẩu.

Nghiệp vụ kiểm tra hàng nhập khẩu được thực hiện đồng thời với nghiệp vụ nhận hàng. Đặc biệt là khi có quy định về việc kiểm định hàng tại cảng đến.

Nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa khi nhận hàng nhập khẩu bao gồm các bước sau:

(1): Liên hệ và mời cơ quan giám định.

(2): Tổ chức kiểm tra hàng hóa theo yêu cầu, kiểm tra đại diện hay kiểm tra toàn bộ…

(3): Lập biên bản và ký xác nhận biên bản kiểm định.

(4): Thanh toán cước phí và lấy giấy chứng nhận kiểm định.

Chú ý:

Nhà nhập khẩu có thể tự làm nghiệp vụ kiểm tra hàng nhập khẩu nếu có khả năng.

Bước 10: Khiếu nại (nếu có).

Khi nhận hàng hóa và kiểm tra hàng hóa nhập khẩu  đạt yêu  cầu chất lượng theo hợp đồng thì coi như nhà nhập  khẩu  kết thúc việc  tổ chức nhập  khẩu  hàng hóa. Tuy nhiên, khi có hững phát sinh về việc thiếu hàng, hàng  bị hỏng,  hay hàng hóa cẩn thay thế trong thời gian bảo hành thì việc khiếu  nại sẽ diễn ra khi  phát hiện ra sự việc. Nghiệp vụ khiếu nại sẽ thực hiện như sau:

(1): Xác minh và kiểm tra những phát sinh về hàng hóa.

(2): Lập thư khiếu nại và củng cố các chứng cứ.

(3): Gửi thư khiếu nại và chứng cứ cho nhà cung cấp, thương thảo các giải pháp xử lý và khắc phục.

(4): Ký xác nhận các thỏa ước, phụ lục hợp đồng và giám sát các giải pháp xử lý sự cố của nhà cung cấp.

(5): Thanh quyết toán các chi phí phát sinh và thanh lý hợp đồng.

Các chứng cứ chứng minh những phát sinh thiếu hụt, hỏng hóc hàng  hóa… chính là các biên bản đã được lập trong khi tiến hành các nghiệp vụ nhận và kiểm tra hàng hóa được trình bày trên đây kèm theo các ảnh, băng video về những sai sót của hàng hóa đó.

Bước 11: Lưu trữ chứng từ

Tất cả bộ chứng từ cần được lưu trữ, bảo quản cẩn thận. (Để đối chiếu sau này có phát sinh, khiếu nại. Phục vụ kiểm tra của các cơ quan liên quan như cơ quan thuế, hải quan…)

Lô hàng hoàn thành thủ tục hải quan khi đã qua khoảng thời gian kiểm tra sau thông quan. Không phải cứ lấy hàng về tới kho, đã xuất xong thì tờ khai đã thông quan!

Hiện tại, chính sách Nhà nước đang đơn giản hóa ở giai đoạn thông quan hàng hóa. Nhằm giảm bớt chi phí, thời gian lưu kho bãi cho DN tại cửa khẩu. Mặt khác là giảm áp lực cho cơ sở hạ tầng. Việc kiểm tra sau khi thông quan để kiểm tra lại xem doanh nghiệp có tuân thủ; thực hiện thủ tục hải quan của bạn.

Trên đây là những bước cơ bản cho một quy trình nhập khẩu hàng bằng đường biển, và tùy từng điều kiện giao hàng do bên bán và bên mua thỏa thuận mà mức chi phí vận chuyển, trách nhiệm đối với hàng hóa là khác nhau.

Nếu bạn vẫn còn nhiều câu hỏi về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, hãy để các chuyên gia tại XNK HLshipping giúp bạn.

Về chúng tôi

HL Shipping Co.,Ltd là một đơn vị giao nhận vận tải trên toàn thế giới có trụ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vân tải biển và hàng không, chúng tôi tự tin là địa chỉ lý tưởng để cung cấp các dịch vụ vận tải hàng hóa, logistics đáp ứng được mọi yêu cầu của Quý Khách.

Nếu bạn cần hỗ trợ bất kỳ thông tin gì về khai báo hải quan, vận tải hàng hóa nội địa… thì gọi ngay HLshipping để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí.

Địa chỉ: Tầng 3, Tòa nhà Bảo Minh, 217 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường 7, Quận 3, Tp.Hồ Chí Minh

Phone: +84 28 39956117

Email: info@hlshipping.com

Fanpage: Fb/hlshipping.com.vn