Bạn đã biết kiểm kho là gì chưa? Bí mật quy trình kiểm kho giúp tăng cường quản lý hàng tồn kho

Kiểm kho là gì? Bạn đã bao giờ tự hỏi bí quyết giúp các doanh nghiệp quản lý hàng hóa hiệu quả và tránh thất thoát trong quá trình kinh doanh chưa? Kiểm kho chính là chìa khóa – một hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp xác định chính xác số lượng, chất lượng hàng hóa trong kho của mình. Với hàng loạt phương pháp hiện đại và quy trình chặt chẽ, việc kiểm kho không chỉ giúp tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn mà còn giảm thiểu các sai sót không đáng có. Vậy làm thế nào để kiểm kho hiệu quả và tránh những sai lầm phổ biến? Hãy cùng HL Shipping tìm câu trả lời ngay sau đây!

Kiểm kho là gì

Kiểm kho là quá trình kiểm tra, so sánh và điều chỉnh sự chênh lệch giữa số lượng hàng hóa thực tế và số lượng được ghi nhận trong hệ thống quản lý. Hoạt động này thường xuyên được thực hiện tại các cửa hàng và doanh nghiệp để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu tồn kho.

Tại sao cần kiểm kho?

Việc kiểm kho giúp:

• Phát hiện sai sót: Giúp phát hiện những sai sót trong quản lý hàng hóa, như thất thoát hay nhầm lẫn trong quá trình bán hàng.
• Cải thiện quản lý hàng tồn: Cung cấp thông tin chính xác để điều chỉnh kế hoạch nhập hàng, xuất hàng một cách hợp lý.
• Báo cáo tài chính chính xác: Đảm bảo rằng báo cáo tài chính phản ánh đúng tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Xem thêm: Chủng Loại Hàng Hóa Là Gì?

Các phương pháp kiểm kho phổ biến hiện nay

Hiện nay, có 3 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho được áp dụng rộng rãi, bao gồm:

Kiểm kê theo nhóm hàng

Phương pháp này tập trung kiểm kê một hoặc vài nhóm hàng trong cửa hàng. Do tốn ít thời gian, bạn có thể thực hiện thường xuyên (hàng ngày hoặc hàng tuần). Việc kiểm kê định kỳ giúp dữ liệu tồn kho luôn sát thực tế.

Kiểm kê khi phát hiện chênh lệch

Khi phát hiện sai sót hoặc chênh lệch, chủ hoặc nhân viên cửa hàng cần điều chỉnh ngay sổ sách để đảm bảo tính chính xác.

Kiểm kê toàn bộ cửa hàng

Phương pháp này kiểm kê toàn bộ các mặt hàng trong cửa hàng. Tuy nhiên, nó đòi hỏi nhiều thời gian, thậm chí vài ngày với các cửa hàng lớn. Chủ cửa hàng nên lên kế hoạch kiểm kê hàng quý hoặc hàng năm và thực hiện vào những ngày nghỉ hoặc mùa ít khách để tránh mất doanh thu. Khi kiểm kê, cần đóng cửa hoàn toàn để tránh nhầm lẫn do phát sinh bán hàng.

Sai lầm dễ gặp phải trong kiểm kê hàng hóa

Trong quá trình kiểm kê hàng hóa, có nhiều sai lầm phổ biến mà các doanh nghiệp thường gặp phải. Dưới đây là một số sai lầm dễ mắc phải và cách khắc phục:

1. Không chuẩn bị không gian kho hàng

Việc không sắp xếp không gian kho một cách khoa học là một trong những sai lầm lớn nhất. Điều này có thể dẫn đến khó khăn trong việc tìm kiếm và kiểm kê hàng hóa. Doanh nghiệp cần có bản đồ mặt sàn kho để xác định rõ vị trí của các mặt hàng.

2. Thiếu nhân sự kiểm kê

Không có đủ nhân sự hoặc không đào tạo nhân viên kiểm kê đúng cách có thể làm giảm độ chính xác của quá trình kiểm kê. Cần lên kế hoạch rõ ràng về nhân sự tham gia và đảm bảo họ được hướng dẫn đầy đủ.

3. Không xác minh kiểm kê ban đầu

Việc không thực hiện xác minh số lượng hàng hóa ban đầu có thể dẫn đến sai sót trong quá trình kiểm kê. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ lưỡng số lượng và tình trạng hàng hóa trước khi tiến hành kiểm kê.

4. Không giải quyết lỗi trong quá trình kiểm kê

Các lỗi phát sinh trong quá trình kiểm kê cần được xử lý ngay lập tức. Bất kỳ sự khác biệt nào giữa số liệu thực tế và báo cáo cần được điều chỉnh để tránh gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp.

5. Không thống kê chi tiết các phiên bản sản phẩm

Việc chỉ thống kê tổng số lượng mà không phân loại theo từng phiên bản (như kích cỡ, màu sắc) có thể gây khó khăn trong việc quản lý hàng tồn kho sau này. Cần ghi nhận chi tiết từng loại sản phẩm để có kế hoạch nhập hàng hợp lý.

6. Phụ thuộc vào dịch vụ thuê ngoài

Sử dụng dịch vụ thuê ngoài mà không có sự giám sát chặt chẽ có thể dẫn đến thiếu tính chủ động và giảm độ chính xác trong kiểm kê. Doanh nghiệp nên tự thực hiện hoặc ít nhất là giám sát chặt chẽ quá trình này.

7. Thiếu phần mềm hỗ trợ

Không sử dụng phần mềm quản lý kho hiệu quả có thể làm tăng khả năng xảy ra sai sót trong việc ghi nhận và theo dõi hàng tồn kho. Doanh nghiệp nên đầu tư vào phần mềm hỗ trợ để cải thiện quy trình kiểm kê.

Bằng cách nhận diện và khắc phục những sai lầm này, doanh nghiệp có thể nâng cao độ chính xác và hiệu quả trong quản lý hàng tồn kho.

Xem thêm: Tại Sao Nên Quản Lý Kho Bằng QR Code?

Quy trình thực hiện kiểm kê hàng trong kho

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho cơ bản bao gồm các bước sau:

Bước 1: Xuất dữ liệu sổ sách

Trích xuất toàn bộ dữ liệu tồn kho từ sổ sách, phần mềm bán hàng hoặc phần mềm quản lý kho. Lập danh sách chi tiết gồm tên hàng hóa và số lượng theo dữ liệu sổ sách.

Bước 2: Kiểm tra chênh lệch

Tiến hành đếm lại từng mặt hàng trong kho, sau đó so sánh số lượng thực tế với số liệu sổ sách. Ghi lại sự chênh lệch (nếu có) vào danh sách đã lập ở bước 1.

Bước 3: Điều chỉnh số liệu

Cập nhật lại số lượng trong sổ sách hoặc phần mềm quản lý để khớp với số liệu thực tế sau khi kiểm kê.

Bước 4: Xác định nguyên nhân

Kiểm kê không chỉ giúp kiểm soát hàng tồn mà còn phát hiện

Dịch vụ logistics HL Shipping

• Dịch vụ vận chuyển đường sắt door to door Bắc Nam giá rẻ
• Dịch vụ vận chuyển container đường biển uy tín giá rẻ
• [Dịch vụ] HLshipping đơn vị chuyển hàng đi Nhật Bản tốt nhất
• Chuyển hàng từ Nhật về Việt Nam bằng đường biển
• Dịch vụ khai báo hải quan trọn gói

Tạm kết

Kiểm kho không đơn thuần là việc đếm số lượng hàng hóa, mà còn là cả một nghệ thuật quản lý và tổ chức chuỗi cung ứng hiệu quả. Một quy trình kiểm kho chặt chẽ kết hợp các phương pháp phù hợp sẽ mang lại sự minh bạch, tối ưu và giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp. Bạn đã sẵn sàng áp dụng những phương pháp mới nhất để nâng cao năng lực quản lý kho chưa? Đừng quên cập nhật ngay cùng HL Shipping để không bỏ lỡ những thông tin hữu ích nhất!

Về chúng tôi

HL Shipping Co.,Ltd là một đơn vị giao nhận vận tải trên toàn thế giới có trụ sở tại Hồ Chí Minh, Việt Nam. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vân tải biển và hàng không. Chúng tôi tự tin là địa chỉ lý tưởng để cung cấp các dịch vụ vận tải hàng hóa, logistics. Đáp ứng được mọi yêu cầu của Quý Khách. Nếu bạn cần hỗ trợ gì về khai báo hải quan, vận tải hàng hóa nội địa…. Thì gọi ngay HLshipping để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí.

• Địa chỉ: Tầng 3, Tòa nhà Bảo Minh, 217 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Tp.Hồ Chí Minh
• Phone: +84 28 39956117 
• Email: info@hlshipping.com
• Fanpage: Fb/hlshipping.com.vn
• Google review: https://g.page/hlshipping?gm