Proforma Invoice là gì trong xuất nhập khẩu hàng hóa

Bạn đang tìm hiểu câu trả lời “Proforma Invoice là gì“? Chắc hẳn bạn đang nghiên cứu chủ đề phục vụ cho học tập. Để giúp bạn hiểu hơn về chủ đề này, HL Shipping đã tóm lược kiến thức đơn giản dễ hiểu nhất cho bạn.

Còn bây giờ, bạn đừng bỏ lỡ nội dung bài viết dưới đây nhé!

Proforma Invoice là gì?

Proforma Invoice là gì? Nó là hóa đơn chiếu lệ, tức là có hình thức như hóa đơn (Invoice). Nhưng nó không dùng để thanh toán (chiếu lệ), vì đó không phải là giấy tờ đòi tiền.

Proforma Invoice thường được viết tắt là PI. Nó là loại thường thấy trong chứng từ XNK. Nó được ví như bản nháp sơ bộ của hóa đơn thế nên không thể dùng để thu tiền. Tuy nhiên, hình thức của nó thì vẫn giống hóa đơn thương mại.

Lí do cần Proforma Invoice – hóa đơn chiếu lệ?

Về bản chất, nó như một bản nháp của hóa đơn thương mại chính thức. Khi giao dịch, người mua và bán biết được những thông tin cơ bản về lô hàng. Cũng như các thông tin cụ thể: chủng loại, mẫu mã, số lượng, đơn giá, tổng số tiền, điều kiện giao hàng.v.v…

[Chia sẻ] Cách soạn hóa đơn thương mại chuẩn nhất

PI là chứng từ thể hiện sự cam kết về phía người bán sẽ giao lô hàng hoặc dịch vụ như đã thông báo cho người mua ở mức giá cụ thể.

Sau khi nhận được Proforma Invoice, người mua và người bán có thể tiếp tục đàm phán những điều khoản cụ thể khác có liên quan. Và do đó, chứng từ chiếu lệ này có thể được sửa đổi nhiều lần, cho phù hợp với nhu cầu của các bên.

Tóm lược sơ về Invoice

Invoice là một chứng từ quan trọng trong xuất khẩu hàng hóa giống như Packing List. Invoice được hiểu là hóa đơn bán hàng.

Invoice trong ngành xuất nhập khẩu không phải tuân thủ theo các mục của cơ quan nhà nước. Invoice chỉ cần phù hợp với thông tin mặt hàng mình bán là được. Do đó, nó được phát hành bởi người bán cho người mua.

Invoice không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa. Ngoại trừ khi nó đi kèm với các chứng từ đính kèm để chứng minh việc thanh toán hàng hóa của người mua. 

Nội dung trên Invoice

•  Nội dung về số hóa đơn: Tiêu đề, số Invoice
•  Ngày làm hóa đơn
•  Thông tin người bán, người mua
•  Mô tả hàng hóa: tên mặt hàng, số lượng, đơn giá
•  Tên tàu và số chuyến trên Booking
•  Số container và số Seal
•  Cảng xuất hàng, nhập hàng
•  Tổng số tiền bằng chữ và số

Proforma Invoice phát hành khi nào?

Về trình tự thời gian thì không có quy định chính xác thời điểm nào có PI. Nó cũng không nhất thiết phải có phát hành PI khi mua bán 1 lô hàng. Tuy nhiên, để thuận tiện cho giao dịch, thì các bên có thể đưa ra chứng từ này trong quá trình thương thảo đàm phán và thực hiện hợp đồng mua bán.

Khi nào thì hóa đơn chiếu lệ phát hành:

• Người bán cần phát hành cho người mua một chứng từ về lô hàng, mà vào thời điểm đó thì hàng chưa được giao (hoặc chưa sẵn sàng).
• Người bán cần có chứng từ xác nhận giá trị lô hàng để làm thủ tục hải quan xuất khẩu (ở một số quốc gia)
• Chưa có đầy đủ những thông tin cần thiết, hoặc chưa đến thời điểm phát hành Hóa đơn thương mại. Đến khi có đủ thông tin, người mua chấp nhận nội dung trên Proforma Invoice. Và hàng đã gửi (hoặc đã đóng container), thì người bán có thể phát hành Hóa đơn thương mại (chính thức) cho lô hàng đó.

Nội dung của hóa đơn chiếu lệ

•  Thông tin người bán, người mua
•  Số và ngày PI
•  Payment: đề bạt điều kiện thanh toán phù hợp với người mua và mong muốn của người bán. Đính kém thông tin về số tài khoản ngân hàng để thực hiện quá trình thanh toán.
•  Các thông tin liên quan đến hàng hóa
•  Port of loading: Tên cảng bốc hàng tại Việt Nam như Hải Phòng Port,…
•  Port of Destination: Cảng đến
•  ETA ( Estimates Time Arrival ): ngày dự kiến hàng đến

Proforma invoice mẫu

Dưới đâu là 3 mẫu Proforma Invoice

Phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice

HL Shipping đã đề cập một số chi tiết ở trên về 2 loại chứng từ này. Bạn có thể phân biệt 2 loại như sau:

• Về thời điểm phát hành: Proforma Invoice phát hành trước khi gửi hàng, còn Commercial Invoice (CI) phát hành sau khi lô hàng đã được gửi. Hoặc đã đóng xong vào container.
• Về nội dung: nhiều nội dung tương tự nhau, nhưng Commercial Invoice thường đầy đủ và chính xác hơn về lượng hàng và số tiền thanh toán. Với PI, 2 bên có thể sẽ vẫn tiếp tục thảo luận để thay đổi điều khoản nếu cần.
• Về tính cam kết: CI là chứng từ rất quan trọng xác nhận giao dịch mua bán, trong khi PI chỉ như sự cam kết ban đầu của người bán gửi tới người mua (như tôi đề cập phía trên)
• Về hạch toán: CI được dùng để hạch toán kế toán của cả phía người mua và người bán, trong khi PI không có chức năng này.

Ghi chú:

Invoice (hóa đơn) và Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) có ý nghĩa giống nhau, và có thể dùng thay thế lẫn nhau. Tuy nhiên, trong quy định về hồ sơ hải quan của Việt Nam, tôi thấy họ dùng cụm từ “hóa đơn thương mại”, vì vậy có lẽ bạn nên dùng thuật ngữ này cho thuận tiện công việc.

Commercail Invoice là gì?

Commercail Invoice (CI) là hóa đơn thương mại khi 2 bên đã đồng ý chắc chắn về giá cả và tiến hành làm thủ tục thanh toán. Hóa đơn thương mại này có giá trị pháp lý và và giá trị thanh toán giữa người mua và người bán.

Commercail Invoice bắt buộc phải cung cấp để tính thuế xuất hoặc thuế nhập ở cơ quan hải quan. Có thể cung cấp Commercail Invoice qua phần mềm hải quan hoặc chứng từ gốc kèm theo tờ hải quan.

Xem thêm: Hướng dẫn in mã vạch tờ khai hải quan không bị lỗi

Ngoài ra, HL Shipping thường thấy, hồ sơ hải quan ở Việt Nam thường yêu cầu hóa đơn thương mại. Thế nên Proforma Invoice không cần phải xuất trình khi làm thủ tục hải quan. Một số trường hợp có thể dùng Proforma Invoice để thay cho Hợp đồng thương mại, để giải thích chi tiết với hải quan, khi cần.

Vai trò của Commercail Invoice

◾ Là căn cứ áp thuế lên các khoản phụ phí đi kèm hàng hóa như chi phí trong CIF, FOB.

◾ Doanh nghiệp phải trình Commercail Invoice để xin chứng nhận xuất xứ cho Bộ công thương.

◾ Nếu hàng hóa được thanh toán qua L/C, Commercail Invoice sẽ chứng từ quan trọng để làm việc với ngân hàng.

◾ Dùng để xin giấy phép nhập khẩu đối với các mặt hàng như thuốc trừ sâu, thuốc tây,…

Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ trong thủ tục hải quan, chứng từ, có thể liên hệ với HL Shipping để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí.

Tổng kết

Trên đây là các thông tin cần thiết giúp bạn giải đáp câu hỏi “Proforma Invoice là gì“. Nếu bạn thấy bài viết hay và hữu ích đừng quên like và share cho nhiều người cùng biết nhé!.

Về chúng tôi

HL Shipping Co.,Ltd là một đơn vị giao nhận vận tải trên toàn thế giới có trụ sở tại Hồ Chí Minh, Việt Nam. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vân tải biển và hàng không. Chúng tôi tự tin là địa chỉ lý tưởng để cung cấp các dịch vụ vận tải hàng hóa, logistics. Đáp ứng được mọi yêu cầu của Quý Khách. Nếu bạn cần hỗ trợ gì về khai báo hải quan, vận tải hàng hóa nội địa…. Thì gọi ngay HLshipping để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí.

• Địa chỉ: Tầng 3, Tòa nhà Bảo Minh, 217 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Tp.Hồ Chí Minh
• Phone: +84 28 39956117 
• Email: info@hlshipping.com
• Fanpage: Fb/hlshipping.com.vn
• Google review: https://g.page/hlshipping?gm