Kinh Nghiệm Tiếp Cận Khách Hàng Quốc Tế Hiệu Quả Qua Email Và Điện Thoại Cho Doanh Nghiệp Xuất Nhập Khẩu

Trong bối cảnh thương mại toàn cầu ngày càng sôi động, việc tiếp cận khách hàng quốc tế vẫn là thách thức lớn nhất đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Hàng nghìn email bị bỏ qua, cuộc gọi không được trả lời, tỷ lệ phản hồi dưới 5% – đây là thực trạng mà hầu hết sales xuất nhập khẩu từng trải qua. Tuy nhiên, vấn đề không nằm ở sản phẩm hay giá cả, mà thường xuất phát từ cách tiếp cận chưa đủ chuyên nghiệp và chưa thực sự hiểu tâm lý đối tác nước ngoài.

Bài viết này tổng hợp kinh nghiệm thực tế từ hàng trăm chiến dịch tiếp cận khách hàng quốc tế của các doanh nghiệp logistics và xuất nhập khẩu Việt Nam (trong đó có HL Shipping đã hỗ trợ hơn 500 doanh nghiệp Việt kết nối thành công với đối tác châu Âu, Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc). Chúng tôi sẽ chia sẻ quy trình chi tiết, từ chuẩn bị dữ liệu, viết email mở mối hiệu quả cao, gọi điện đúng thời điểm đến cách xử lý từ chối – tất cả đều đã được kiểm chứng thực tế, giúp tăng tỷ lệ phản hồi lên đến 25-35%.

1. Nghiên Cứu Sâu Và Chuẩn Bị Chuyên Nghiệp Trước Khi Liên Hệ

Nhiều doanh nghiệp Việt thất bại ngay từ bước đầu vì “bắn đại bác” – gửi cùng một nội dung cho hàng trăm khách hàng mà không hiểu họ thực sự cần gì. 90% hiệu quả tiếp cận nằm ở giai đoạn chuẩn bị.

1.1 Xác Định Chính Xác Đối Tượng Và Người Quyết Định

Trước khi viết một dòng email, bạn cần trả lời được 3 câu hỏi:

• Khách hàng lý tưởng của bạn đang gặp đau điểm gì trong chuỗi cung ứng?
• Họ đang nhập sản phẩm tương tự từ đâu, với giá bao nhiêu, chất lượng ra sao?
• Ai là người trực tiếp ra quyết định mua hàng (Purchasing Director, Import Manager hay CEO)?

Các công cụ hỗ trợ mạnh mẽ hiện nay: LinkedIn Sales Navigator kết hợp Hunter.io hoặc RocketReach giúp tìm đúng tên + chức danh + email cá nhân chỉ trong vài phút. Với kinh nghiệm thực tế tại HL Shipping, việc nhắm đúng người quyết định giúp tăng tỷ lệ mở email từ 8% lên hơn 30%.

Xem thêm: Nhân Viên Khai Báo Hải Quan Lương Cao Không?

1.2 Phân Tích Website Và Hoạt Động Gần Đây Của Khách Hàng

Dành ít nhất 10-15 phút đọc kỹ website đối tác:

• Họ vừa mở chi nhánh mới hay ra sản phẩm mới → cơ hội chào hàng nguyên liệu/ linh kiện bổ sung.
• Họ đang tìm nhà cung cấp mới vì lý do địa chính trị (chuyển dịch khỏi Trung Quốc) → đây là “thời điểm vàng”.

Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp thủy sản Việt Nam mà HL Shipping hỗ trợ năm 2024 đã phát hiện đối tác châu Âu đang mở rộng dòng sản phẩm tôm hữu cơ qua mục News → cá nhân hóa email đề cập đúng nhu cầu → chốt được hợp đồng 40 container chỉ sau 2 tuần.

1.3 Xây Dựng Bộ Tài Liệu Chuyên Nghiệp (Sales Kit) Sẵn Sàng Gửi Ngay

Khách hàng quốc tế rất ghét chờ đợi. Bộ tài liệu cần có:

• Company Profile tối đa 2 trang (năng lực, khách hàng lớn đã hợp tác, chứng chỉ quốc tế)
• Catalogue hình ảnh thực tế (không chỉ ảnh studio)
• Bảng giá tham khảo FOB/CIF ít nhất 3 cảng chính
• Hình nhà xưởng, quy trình kiểm soát chất lượng, video ngắn 30 giây nếu có

Tại HL Shipping, chúng tôi luôn chuẩn bị sẵn link Google Drive riêng cho từng khách hàng tiềm năng để gửi ngay khi họ yêu cầu – giúp rút ngắn thời gian phản hồi xuống dưới 2 giờ.

2. Bí Quyết Viết Email Chào Hàng Quốc Tế Đạt Tỷ Lệ Phản Hồi Cao

Email vẫn là kênh tiếp cận hiệu quả nhất (chi phí thấp, dễ đo lường), nhưng phải viết đúng cách.

2.1 Tiêu Đề Email – Yếu Tố Quyết Định 80% Tỷ Lệ Mở

Tránh các tiêu đề “spam” kiểu “Vietnamese supplier introduction” hay “Best price offer”. Thay vào đó sử dụng công thức:
[Tên công ty họ] + [Đau điểm/Lợi ích cụ thể] + [Yếu tố tin cậy]

Ví dụ thực tế đạt tỷ lệ mở 42%:
“Supporting [Tên công ty]’s EU expansion with BRC-certified frozen seafood from Vietnam”

2.2 Cấu Trúc Email 4 Phần Không Thể Thiếu (Dưới 150 Từ)

1. Cá nhân hóa ngay 2 dòng đầu (cho thấy bạn đã nghiên cứu)
2. Đau điểm của họ + giải pháp bạn mang lại (dùng bullet point)
3. Bằng chứng xã hội (chứng chỉ, khách hàng lớn tương đồng)
4. CTA rõ ràng và cụ thể (gợi ý thời gian gọi 15 phút)

HL Shipping đã áp dụng cấu trúc này cho hơn 300 khách hàng tiềm năng ngành thực phẩm 2024-2025 → tỷ lệ reply đạt 28%, cao gấp 5 lần email thông thường.

2.3 Thời Điểm Gửi Và Chuỗi Follow-up Thông Minh

• Gửi vào thứ Ba hoặc thứ Tư, 8-10h sáng theo giờ khách hàng.
• Follow-up lần 1 sau 4-5 ngày, lần 2 sau 10-12 ngày với giá trị mới (cập nhật giá, crop report, tin tức ngành…).
• Không bao giờ gửi quá 4 email trong 1 chuỗi nếu không có phản hồi.

3. Kỹ Thuật Gọi Điện Quốc Tế Chuyên Nghiệp Và Hiệu Quả

Dù email là bước đầu, cuộc gọi mới là công cụ chốt mối quan hệ nhanh nhất.

3.1 Chọn Thời Điểm “Vàng” Và Tâm Lý Sẵn Sàng

Gọi vào 9h-11h sáng giờ địa phương (tránh thứ Hai và thứ Sáu). Sử dụng công cụ World Time Buddy để không nhầm múi giờ.

3.2 Kịch Bản 30 Giây Đầu Tiên Quyết Định Thành Bại

Mẫu kịch bản đã giúp HL Shipping kết nối thành công hơn 60% cuộc gọi:
“Hi Mr. David, this is Lan from HL Shipping in Vietnam. I sent you an email last Tuesday about supporting your seafood sourcing from Vietnam with our bonded warehouse system in Rotterdam. I know you’re busy – do you have 2 minutes now?”

Ngay sau khi được đồng ý → đi thẳng vào lợi ích cụ thể thay vì giới thiệu dài dòng.

Xem thêm: Xu Hướng Nhân Lực Logistics: Kỹ Năng Cần Có Trong Thời Đại 4.0

3.3 Xử Lý Từ Chối Phổ Biến Một Cách Chuyên Nghiệp

• “We already have suppliers” → “Hoàn toàn hiểu ạ. Nhiều đối tác của chúng tôi tại châu Âu cũng dùng chúng tôi làm phương án dự phòng để giảm rủi ro địa chính trị. Anh/chị có muốn tôi gửi thông tin để lưu trữ không ạ?”
• “Send me email” → Hỏi thêm 1 câu khai thác thông tin trước khi đồng ý.

4. Xu Hướng Tiếp Cận Khách Hàng Quốc Tế 2025-2026

• Kết hợp LinkedIn voice note + email → tỷ lệ phản hồi tăng 40%
• Sử dụng video cá nhân hóa 30-45 giây (ghi hình thật, không script cứng)
• Tận dụng AI để phân tích hành vi khách hàng trên website công ty họ
• Chuyển dần sang WhatsApp Business cho thị trường châu Á & Mỹ Latinh

HL Shipping đang áp dụng thành công các công cụ này, giúp khách hàng doanh nghiệp Việt tiếp cận hiệu quả hơn trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

FAQ – Câu Hỏi Thường Gặp Về Tiếp Cận Khách Hàng Quốc Tế

Q1: Làm sao để tìm email cá nhân của Purchasing Manager quốc tế?

A: Sử dụng LinkedIn Sales Navigator để xác định đúng người → kết hợp Hunter.io, RocketReach hoặc Snov.io để tìm email. Tỷ lệ chính xác thường trên 85%. Đừng bao giờ dùng email info@ hoặc contact@.

Q2: Gửi bao nhiêu email follow-up là hợp lý?

A: Tối đa 3-4 email trong vòng 3-4 tuần, mỗi lần cách nhau 5-10 ngày và phải mang giá trị mới (tin ngành, cập nhật giá, case study…). HL Shipping thường dừng ở email thứ 4 nếu không có phản hồi.

Q3: Có nên gọi điện ngay từ lần liên hệ đầu tiên không?

A: Không. Hãy để email làm nóng trước 1-2 lần, sau đó mới gọi. Cuộc gọi đầu tiên nên tham chiếu email đã gửi để tăng độ tin cậy.

Q4: Doanh nghiệp nhỏ có nên đầu tư LinkedIn Sales Navigator không?

A: Có, chi phí chỉ khoảng 2-3 triệu/tháng nhưng giúp tiếp cận đúng người quyết định, tăng hiệu quả gấp 5-10 lần so với gửi email mò.

Q5: Làm thế nào để nổi bật giữa hàng trăm email chào hàng mỗi ngày?

A: Cá nhân hóa + mang lại giá trị ngay từ email đầu tiên (gợi ý giải pháp cụ thể cho vấn đề của họ) thay vì chỉ giới thiệu công ty.

Q6: Có nên dùng tiếng Việt khi gọi điện cho khách hàng quốc tế không?

A: Tuyệt đối không. Tiếng Anh phải rõ ràng, tốc độ chậm, phát âm chuẩn. Nếu chưa tự tin, hãy luyện tập thu âm trước.

Kết Luận

Tiếp cận khách hàng quốc tế không phải là cuộc chạy nước rút mà là một quá trình bài bản, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp và sự kiên trì đúng cách. Khi làm đúng, tỷ lệ phản hồi và chuyển đổi sẽ tăng vượt bậc, mở ra cơ hội hợp tác lâu dài.

HL Shipping với hơn 10 năm kinh nghiệm hỗ trợ doanh nghiệp Việt xuất nhập khẩu, từ tư vấn chiến lược tìm khách hàng đến vận chuyển trọn gói sea freight/air freight và kho ngoại quan, luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

📞 Liên hệ ngay hôm nay để nhận tư vấn miễn phí chiến lược tiếp cận khách hàng quốc tế phù hợp với ngành hàng của bạn!
💬 Hoặc comment bên dưới khó khăn lớn nhất bạn đang gặp khi tìm khách hàng nước ngoài – đội ngũ HL Shipping sẽ hỗ trợ trực tiếp.

Về chúng tôi

HL Shipping Co.,Ltd là một đơn vị giao nhận vận tải có trụ sở tại Hồ Chí Minh, Việt Nam. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vân tải biển và hàng không. Chúng tôi tự tin là địa chỉ lý tưởng để cung cấp các dịch vụ vận tải hàng hóa, logistics. Đáp ứng được mọi yêu cầu của Quý Khách. Nếu bạn cần hỗ trợ gì về khai báo hải quan, vận tải hàng hóa nội địa…. Thì gọi ngay HLshipping để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí.

• Địa chỉ: Tầng 3, Tòa nhà Bảo Minh, 217 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Xuân Hoà, Quận 3, Tp.Hồ Chí Minh
• Phone: +84 28 39956117 
• Email: info@hlshipping.com
• Fanpage: Fb/hlshipping.com.vn
• Google review: https://g.page/hlshipping?gm