Bí quyết quản lý quy trình xuất kho nhanh chóng và hiệu quả

Bạn đã bao giờ bối rối trước những lỗi nhỏ nhưng lại ảnh hưởng lớn đến quy trình xuất kho chưa? Quy trình xuất kho không đơn thuần chỉ là đưa hàng ra khỏi kho mà là một chuỗi các bước quan trọng cần thực hiện một cách khoa học để đảm bảo hàng hóa được giao đúng nơi, đúng thời điểm, và không có sai sót. Từ việc chuẩn bị giấy tờ, kiểm kê số lượng đến quá trình vận chuyển – mỗi khâu đều có thể tạo nên sự khác biệt lớn cho doanh nghiệp. Hãy cùng HL Shipping khám phá quy trình xuất kho chi tiết và dễ hiểu nhất để giúp doanh nghiệp của bạn vận hành hiệu quả hơn nhé!

Xuất kho là gì

Xuất kho là một hoạt động quan trọng trong quản lý hàng hóa của doanh nghiệp, được định nghĩa là quá trình xuất hàng hóa ra khỏi kho theo một trình tự nhất định và có sự giám sát đồng bộ. Mục tiêu của xuất kho là đảm bảo hàng hóa được chuyển giao đúng cách, đúng thời gian và đúng số lượng, từ đó hỗ trợ các hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty.

Xem thêm: Bạn đã biết kiểm kho là gì chưa?

Cách kiểm soát và tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình xuất kho

Sau đây là các cách kiểm soát quy trình xuất kho hiệu quả và lý do vì sao cần xây dựng quy trình chuẩn:

Cách kiểm soát quy trình xuất kho

1. Bố trí kho hàng khoa học, hợp lý:
   Thiết kế bản đồ vị trí cố định cho từng loại hàng hóa và đánh số kệ rõ ràng. Tên sản phẩm được in sắc nét cùng các biển chỉ dẫn chi tiết, giúp nhân viên dễ dàng nhận diện hàng hóa, đặc biệt với kho có lượng hàng lớn.
2. Xây dựng quy trình xuất kho bài bản:
   Lập quy trình đồng bộ, cụ thể trong quản lý hàng tồn kho để đảm bảo hoạt động chuẩn xác và nhanh chóng.
3. Giám sát quy trình xuất và kiểm kê kho:
   Thường xuyên kiểm kê để so sánh số liệu thực tế với sổ sách, từ đó nhanh chóng phát hiện hư hỏng hay sai sót và đưa ra biện pháp xử lý kịp thời.
4. Ngăn chặn người lạ ra vào kho:
   Các rủi ro như thất thoát hàng hóa, trộm cắp, cháy nổ hay sai sót thường do yếu tố khách quan. Công ty cần kiểm soát chặt chẽ bằng cách yêu cầu thẻ ra vào, quy định nhân viên mặc đồng phục, và giám sát chặt chẽ để tăng cường an ninh và hạn chế thất thoát.

Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình xuất kho

Nếu doanh nghiệp không thiết lập quy trình xuất kho rõ ràng, có thể dẫn đến:

• Mất mát, thất thoát hàng hóa;
• Gia tăng chi phí, giảm hiệu quả hoạt động;
• Ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng dịch vụ khách hàng.

Quy trình xuất kho hàng hóa diễn ra như thế nào?

Bạn muốn tìm hiểu rõ hơn về quy trình xuất kho hàng hóa? Hãy cùng HL Shipping khám phá ngay:

Quy trình xuất kho lưu chuyển hàng hóa

Bước 1: Gửi yêu cầu xuất kho

Bộ phận cần xuất kho (bán hàng, sản xuất,…) gửi yêu cầu đến bộ phận quản lý kho. Yêu cầu này ghi rõ thông tin mặt hàng, số lượng, nơi xuất, nơi nhận, thời gian và chất lượng hàng hóa.

Bước 2: Xác nhận yêu cầu

Dựa theo kế hoạch của doanh nghiệp, bộ phận quản lý sẽ phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu. Nếu phê duyệt, thông tin được gửi đến kế toán để xử lý.

Bước 3: Lập phiếu xuất kho

Kế toán và thủ kho cùng chuẩn bị phiếu xuất kho nhằm đảm bảo quy trình diễn ra theo kế hoạch.

Bước 4: Tiến hành xuất kho

Hàng hóa được đóng gói và xuất kho đến địa chỉ được đề xuất trong yêu cầu.

Bước 5: Cập nhật thông tin

Thông tin xuất kho được cập nhật lên hệ thống quản lý nhằm đảm bảo dữ liệu kho chính xác.

Xem thêm: Tại Sao Nên Quản Lý Kho Bằng QR Code?

Quy trình xuất kho thành phẩm

Bước 1: Gửi yêu cầu xuất kho

Bộ phận liên quan (bán hàng, kinh doanh,…) sẽ gửi yêu cầu xuất kho với đầy đủ thông tin như loại thành phẩm, số lượng, lý do xuất, hợp đồng liên quan (nếu có).

Bước 2: Phê duyệt yêu cầu

Kế toán hoặc thủ kho chuyển đề nghị này đến người có thẩm quyền (quản lý, giám đốc) để phê duyệt. Sau đó, yêu cầu được gửi lại kho để xử lý.

Bước 3: Kiểm tra hàng tồn kho

Thủ kho kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa trong kho. Nếu không đủ, thông tin được báo lại để bổ sung hoặc sản xuất thêm.

Bước 4: Chuẩn bị hàng xuất

Sau khi đủ hàng, bộ phận kho kiểm tra chất lượng, số lượng và đóng gói cẩn thận trước khi xuất kho.

Bước 5: Lập phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho ghi rõ thông tin về sản phẩm, số lượng, đơn giá, lý do xuất, người nhận và người phụ trách xuất kho.

Bước 6: Xuất kho

Hàng hóa được bàn giao cho người nhận. Hai bên kiểm tra kỹ lưỡng và ký xác nhận trên phiếu xuất kho.

Bước 7: Cập nhật thông tin

Thủ kho cập nhật số liệu tồn kho lên hệ thống, đồng thời lưu trữ phiếu xuất để phục vụ kiểm kê sau này.

Quy trình xuất kho nguyên vật liệu, vật tư

Quy trình này tương tự quy trình xuất thành phẩm, với một số khác biệt:

Bước 1: Gửi yêu cầu xuất kho

Bộ phận sản xuất gửi đề nghị xuất nguyên vật liệu hoặc vật tư cho lãnh đạo, phòng kế hoạch hoặc người được ủy quyền.

Bước 2: Phê duyệt yêu cầu

Ban lãnh đạo xem xét và xác nhận yêu cầu dựa trên kế hoạch sản xuất.

Bước 3 – 7: Các bước thực hiện

Các bước còn lại, bao gồm kiểm tra tồn kho, lập phiếu, chuẩn bị, xuất kho và cập nhật thông tin, thực hiện giống quy trình xuất kho thành phẩm.

Với quy trình rõ ràng, doanh nghiệp sẽ quản lý kho hiệu quả, tránh thất thoát và đảm bảo vận hành trôi chảy.

Dịch vụ logistics HL Shipping

• Dịch vụ vận chuyển đường sắt door to door Bắc Nam giá rẻ
• Dịch vụ vận chuyển container đường biển uy tín giá rẻ
• [Dịch vụ] HLshipping đơn vị chuyển hàng đi Nhật Bản tốt nhất
• Chuyển hàng từ Nhật về Việt Nam bằng đường biển
• Dịch vụ khai báo hải quan trọn gói

Tạm kết

Kiểm kho không đơn thuần là việc đếm số lượng hàng hóa, mà còn là cả một nghệ thuật quản lý và tổ chức chuỗi cung ứng hiệu quả. Một quy trình kiểm kho chặt chẽ kết hợp các phương pháp phù hợp sẽ mang lại sự minh bạch, tối ưu và giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp. Bạn đã sẵn sàng áp dụng những phương pháp mới nhất để nâng cao năng lực quản lý kho chưa? Đừng quên cập nhật ngay cùng HL Shipping để không bỏ lỡ những thông tin hữu ích nhất!

Về chúng tôi

HL Shipping Co.,Ltd là một đơn vị giao nhận vận tải trên toàn thế giới có trụ sở tại Hồ Chí Minh, Việt Nam. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vân tải biển và hàng không. Chúng tôi tự tin là địa chỉ lý tưởng để cung cấp các dịch vụ vận tải hàng hóa, logistics. Đáp ứng được mọi yêu cầu của Quý Khách. Nếu bạn cần hỗ trợ gì về khai báo hải quan, vận tải hàng hóa nội địa…. Thì gọi ngay HLshipping để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí.

• Địa chỉ: Tầng 3, Tòa nhà Bảo Minh, 217 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Tp.Hồ Chí Minh
• Phone: +84 28 39956117 
• Email: info@hlshipping.com
• Fanpage: Fb/hlshipping.com.vn
• Google review: https://g.page/hlshipping?gm